/)
TMS-software: wat is het en wat doet het?
Tegenwoordig maken veel bedrijven in de sector van wegtransport van goederen gebruik van een TMS-applicatie of -software om efficiënter te zijn in hun transportactiviteit of als verlader en om hun winsten te verhogen. En dat is niet voor niets: bedrijven kunnen tot 10% besparen met een hulpmiddelen voor transportbeheer. Maar om te beginnen, wat is precies een TMS-software en hoe werkt het? Dashdoc helpt u de antwoorden te vinden.
Definitie van TMS
Een TMS-software is een informatiesysteem, meer specifiek een hulpmiddel, dat is gericht op het beheer van uw transport als u eigen voertuigen bezit of voor uw transportactiviteit als u verlader bent.
Het is als de "ruggengraat" of een grote ondersteuning van een transportbedrijf, een krachtige hulp die de beheersing van transport van het orderinvoeren tot de facturering mogelijk maakt. Binnen het TMS-transport vindt u belangrijke functies zoals:
Orderinvoer;
Planning;
Facturering met centralisatie van tarieflijsten;
Mogelijk ook het klantenportaal, de digitalisering, het wagenparkbeheer en de CO2-berekening per transport.
Wat is de rol van TMS-software?
Transport Management System is een hulp in uw dagelijks leven als vervoerder of verlader. Het zorgt ervoor dat u zich kunt concentreren op de kern van de zaken.
De software beantwoordt vooral aan de volgende behoeften:
De optimalisatie van de tijd die besteed wordt aan administratieve of logistieke taken;
Het traceren van de vrachtwagens of aanbieders;
De dematerialisatie van de noodzakelijke transportdocumenten voor het goed verloop van de laad- en losprocedures: het papieren vrachtbrief wordt het elektronische vrachtbrief, ook wel eCMR genoemd.
💡
Het wettelijk kader voor de elektronische vrachtbrief wordt steeds uitgebreider. Het eCMR is beschikbaar in meer dan 29 landen in Europa. In de Benelux is er sprake van een bijzondere situatie: het eCMR bevindt zich momenteel in een testperiode en werkt aan de grenzen tussen de drie landen, maar voorlopig nog niet bij een vervoerscontract tussen een ander Europees land en België, Nederland of Luxemburg.
Vergelijking tussen SaaS en intern ontwikkelde TMS-software?
Er zijn verschillende manieren om een Transport Management Systeem te gebruiken: via SaaS-modus, licenties of het bouwen van een volledig op maat gemaakte in-house tool. In dit artikel richten we ons vooral op de SaaS-modus en op maat gemaakte TMS, aangezien licenties steeds minder populair worden.
Momenteel wordt geschat dat ¾ van alle TMS-implementatieprojecten in SaaS-modus verloopt en ¼ in licentiemodus.
Uw transportactiviteiten optimaliseren: is het SaaS-modus TMS het meest geschikt voor u?
Definitie van drie beschikbare modi: SaaS, licentie of maatwerk?
Het TMS in SaaS-modus
Een SaaS (web) TMS werkt door aan te sluiten op de tools die een vervoerder al heeft: via een API-systeem. De API verbindt uw tools met elkaar en voorkomt dat u dezelfde informatie opnieuw moet orderinvoeren.
Een SaaS-modus betekent vooral dat uw gegevens online en vanaf elk apparaat (mobiel, tablet, computer) toegankelijk zijn, wat de uitwisseling van informatie aanzienlijk vergemakkelijkt en u in staat stelt om overal verbonden te zijn.
Dashdoc bijvoorbeeld zet een TMS voor verladers of vervoerders in SaaS-modus in, een efficiënte tool die verbonden, samenwerkend en intuïtief werkt.
Het TMS als licentie
Het informatiesysteem met vergunning werkt op dezelfde manier als een "traditionele" aankoop. Concreet: als vervoerder of verlader koopt u de software en wordt u er eigenaar van. U bezit dus:
De software-database;
De server die alle netwerkelementen host.
Software op maat
Op maat gemaakte TMS-software wordt, zoals de naam al zegt, intern gebouwd om te voldoen aan uw specifieke behoeften, binnen uw bedrijf. Het beantwoordt precies aan de sector, de verwachtingen en de verplichtingen van uw onderneming. Een bedrijf dat vervoer verricht in de bouwsector zal niet dezelfde verplichtingen hebben als een bedrijf dat bijvoorbeeld landbouwproducten vervoert. Het is de bedrijfsdirecteur die een intern team samenstelt om deze unieke oplossing op de markt te ontwikkelen, waarover hij de volledige controle heeft.
Men moet dus rekenen op een vrij lange onderzoeks- en ontwikkelingstijd en terugkerende testperiodes: dit is een aanzienlijke kostenpost in termen van tijd en beheer.
Wat zijn de voordelen van SaaS?
Het TMS in SaaS-modus heeft vele snaren op zijn boog. De voordelen van een dergelijk transportmiddel zijn:
Eenvoudige installatie: u hoeft geen directe installatie of onderhoud uit te voeren. Er worden voortdurend verbeteringen aangebracht wanneer er nieuwe versies op de servers worden bijgewerkt;
Lage investeringskosten: de prijs van een SaaS TMS is lager dan die van een licentie of een op maat gemaakt TMS (waarvan de ontwikkeling duur is) maar je moet er wel voor betalen als een forfaitair abonnement. Bij SaaS is het echter niet nodig om specifieke hardware aan te schaffen, aangezien het delen van gegevens op servers de kosten verdeeld;
Veiligheid: van de gegevens die u online zet, wordt elke dag automatisch een back-up gemaakt. U verliest geen waardevolle documenten. Deze zijn online toegankelijk voor het hele team en de partners. De afwezigheid van een werknemer vormt geen belemmering voor de toegang tot een document;
Volledige verbinding, overal en altijd (vanaf elk medium, 24 uur per dag), zelfs als u even geen toegang heeft tot internet. Er wordt een back-up gemaakt van uw gegevens en deze worden bijgewerkt en hersteld zodra de verbinding wordt hersteld;
Vlotte implementatie: als u een nieuw kantoor opent of een nieuw team verwelkomt, is de implementatie snel gebeurd, zonder gevolgen voor uw informatiesysteem.
Snelle aansluiting en opstart met een TMS in SaaS-modus.
Wat zijn de voordelen van TMS-software intern?
Het intern opzetten van uw eigen TMS-transport of -verlader kan bepaalde voordelen opleveren, zoals:
Meer aandacht voor de problemen van uw bedrijf;
De frameworks en computertalen worden dus pas achteraf ontwikkeld, evenals de web- en mobiele interface die u zult gebruiken.
Kortom, u heeft bijna volledige controle over de parameters.
Maar hiervoor moet u precies weten wat uw doel is aan het begin van het project en welke functies u wilt ontwikkelen.
Wat is duurder: een SaaS-gebaseerd TMS of een op maat gemaakt TMS?
De kosten van intern gebouwde transportsoftware worden berekend op basis van de duur van het project. Deze kosten bevatten het volgende:
Het ontwerp van de gebruikersinterface, maar ook de gebruikerservaring, om het zo soepel mogelijk te laten verlopen;
De ontwikkeling van het product stroomopwaarts en stroomafwaarts, om zo nodig verbeteringen of correcties aan te brengen;
Het automatiseren van procedures en het maken van technische en gebruikerstests om een optimale software-kwaliteit te garanderen.
De prijs van een op maat gemaakt TMS ligt vaak ver boven de 40.000 euro, wat een minimale basisprijs is voor een TMS in SaaS-modus (hoewel u zich bewust moet zijn van de "verborgen kosten" en een vernieuwd abonnement), waaraan u de functies moet toevoegen die u essentieel vindt voor uw bedrijf en specifieke ontwikkelingen voor een mobiele toepassing.
FAQ (veelgestelde vragen)
Wat is een TMS software?
Een TMS, Transport Management System, is een hulpmiddel voor transportbeheer. Het is software die in uw IT-systeem wordt geïnstalleerd en u helpt om een beter zicht te krijgen op uw transportopdrachten, uw goederenstromen te beheren en te anticiperen op gebeurtenissen in de logistieke keten door het volledige plaatje te zien.
Wat is het beste TMS ?
Om het transportbeheersysteem te kiezen dat voor u het voordeligst is, moet u uw behoeften bepalen. Deze zijn, logischerwijs, specifiek voor de sector waarin u werkt. De volgende vragen zijn belangrijk: Moet ik een carrier of een shipper TMS-software aanschaffen? Welk budget wil ik in dit hulpmiddel investeren? Welke ROI streef ik na? Heb ik dit hulpmiddel alleen in Benelux nodig of ook in het buitenland? Wie in mijn team kan worden opgeleid om het te gebruiken?
Hoe werkt een TMS?
Zoals vermeld in het artikel kan een TMS werken in SaaS-modus (op basis van het Cloud-systeem en een permanente internetverbinding), in de vorm van een licentie of rechtstreeks vanuit uw IT-systeem als u het intern heeft ontwikkeld en een team van ontwikkelaars hiervoor kunt inzetten.
Wie gebruikt een TMS?
Een TMS is bedoeld voor zowel vervoerders als verladers. Zowel exploitanten en chauffeurs als verladers, "opdrachtgevers" genoemd, die een product op de markt brengen en een vervoerder nodig hebben om het regelmatig naar hun verschillende locaties te vervoeren.
/)
/)