De sprong van Shift Spolka Z o.o naar Digitale Efficiëntie met Dashdoc TMS

Pawel Popis, CEO en lid van het managementteam van het Poolse bedrijf Shift Spolka  Z o.o, gaf ons een beoordeling van Dashdoc TMS. Shift Spolka  Z o.o is opgericht in 2019 en actief in de transportsector. Ze beheren een vloot van 7 vrachtwagens, 15 trailers en hebben 6 chauffeurs in dienst. Hoewel ze het exacte aantal transporten per dag of per jaar niet bijhouden, zijn hun activiteiten continu en robuust.

Wat waren jullie doelstellingen voordat jullie Dashdoc gingen gebruiken?

Pawel Popis : Voordat we Dashdoc gingen gebruiken, hadden we een aantal belangrijke doelstellingen:

• Meer personeel aannemen om onze groeiende activiteiten te ondersteunen.

• Stabiliseren en verhogen van de winstgevendheid.

• Dematerialiseren van onze processen.

• Een administratieve tool vinden die compatibel is met afvalverwerking.

• Onze activiteiten uitbreiden en nieuwe vestigingen openen.

Zijn deze doelstellingen bereikt, of zijn ze veranderd sinds u Dashdoc gebruikt?

P.P. : Helaas, door de moeilijke economische situatie in Europa, hebben we niet kunnen groeien zoals we aanvankelijk gepland hadden. Maar we hebben Dashdoc gevonden en dat heeft ons enorm geholpen bij onze activiteiten.

Kunt u ons uw mening geven over hoe de processen of taken functioneren voor en na de komst van Dashdoc in het bedrijf?

P.P. : Voor Dashdoc werd het aanmaken van transporten beheerd met Excel en WhatsApp. De planning werd gedaan met behulp van een kalender, en facturatie werd afgehandeld met Saldo. We hadden geen elektronisch vrachtbriefsysteem. De interne communicatie met chauffeurs en het team op kantoor verliep via telefoon en WhatsApp, terwijl de externe communicatie met dienstverleners en charteraars ook via telefoon en WhatsApp verliep. De follow-up van klanten gebeurde via de telefoon en e-mail. Over het algemeen waren er veel telefoongesprekken en e-mails nodig voor de werktijd en de communicatie.

Na de implementatie van Dashdoc wordt het aanmaken van transporten nu beheerd in Dashdoc met de Transporeon verbinding. Planning wordt gedaan met behulp van de planner in Dashdoc, en facturatieprocessen worden afgehandeld met Billit. Bovendien hebben we nu een elektronisch vrachtbriefsysteem (eCMR). Interne en externe communicatie, evenals de follow-up van klanten, worden allemaal beheerd via Dashdoc.

Wat is volgens u het sterkste punt van Dashdoc?

P.P. : Naar mijn mening is het sterkste punt van Dashdoc de koppeling met Transporeon en de live tracking tool.

Hoe heeft je team zich aangepast aan deze nieuwe tool?

P.P. : Ja, we gebruiken het en hebben ons aangepast aan de functionaliteiten.

Kun je een concreet voorbeeld geven van een verandering? Een situatie, een cijfer, feedback van klanten?

P.P. : Een belangrijke verandering is de koppeling met Transporeon, waardoor we transportorders direct kunnen ontvangen. We kunnen deze orders dan via Dashdoc naar onze chauffeurs sturen en na het lossen direct het Proof of Delivery (POD) leveren. Dit is een enorm voordeel voor ons.

Als u Dashdoc in één getal, woord of zin zou moeten beschrijven, wat zou dat dan zijn?

P.P. : Ik dacht in eerste instantie dat ik het niet nodig had, maar nadat je ermee gewerkt hebt, zie je alle voordelen ervan.

Heb je soortgelijke problemen als Shift Spolka  Z o.o en wil je Dashdoc proberen?