/)
Sinds haar start in september als commercieel bediende bij Transcoma heeft Gwendolien Mommens zich volledig ingewerkt in de verschillende processen van dit Belgische bedrijf, dat actief is in afvalverwerking, verhuur en transport van afzetcontainers. Met een breed takenpakket dat gaat van voorfacturatie tot het ingeven van transportorders in Dashdoc en het naleven van de VLAREMA-wetgeving ondersteunt ze dagelijks de operatie. Ook het klantcontact via telefoon en e-mail neemt ze voor haar rekening. Ondanks haar korte tijd bij Transcoma merkt Gwendolien al een groot verschil dankzij Dashdoc, dat haar helpt om efficiënter te werken met minder administratieve lasten en meer overzicht. We spreken haar over haar ervaringen met deze tool en de impact ervan op de dagelijkse bedrijfsvoering.
Kunt u het bedrijf en zijn geschiedenis introduceren?
Gwendolien Mommens (G.M.): Transcoma is actief in de afvalverwerking en het verhuur en transport van afzetcontainers. Het bedrijf werd opgericht in 1993 en in 2003 overgenomen. We zijn een sorteer- en recyclagebedrijf met een vloot van 7 voertuigen en evenveel chauffeurs. In 2023 hebben we ongeveer 3.888 transporten verzorgd.
Wat waren uw doelstellingen voordat u Dashdoc ging gebruiken?
G.M.: Digitalisering stond centraal, en we waren op zoek naar een tool die specifiek compatibel zou zijn met de afvalverwerkingssector. Hiernaast zochten we een manier om onze planning digitaal te verwerken, zodat we konden afstappen van het papierwerk. Op deze manier werken we nu met een volledig transport management systeem en dit hadden we voorheen niet.
Zijn deze doelen bereikt sinds de introductie van Dashdoc?
G.M.: Ja, we hebben onze doelen bereikt. Dashdoc heeft veel processen vereenvoudigd en onze administratieve werklast aanzienlijk verminderd.
Kunt u beschrijven hoe bepaalde processen of taken functioneren voor en na de komst van Dashdoc?
G.M.: Voor de introductie van Dashdoc was het plannen van transporten al redelijk gebruiksvriendelijk, maar nu verlopen de communicatie en het inplannen nog efficiënter. Waar onze planning eerder veel papierwerk en verwerking vergde, kunnen we nu sneller werken en is er aanzienlijk minder papierwerk nodig. De digitale vrachtbrief, die voorheen niet beschikbaar was, wordt nu automatisch gegenereerd. Ook in de communicatie heeft Dashdoc voor verbeteringen gezorgd. Voor interne communicatie met chauffeurs en planners maakten we vooral gebruik van mondeling overleg, maar nu doen we dit zowel mondeling als digitaal, wat zorgt voor meer helderheid en snelheid. Externe communicatie met klanten verliep voorheen vooral via e-mail, maar dankzij Dashdoc kunnen we klanten nu direct bevestiging sturen, wat het aantal e-mails sterk vermindert. Klantopvolging werd vroeger bijgehouden via een extern systeem, terwijl we dit nu eenvoudig in Dashdoc terugvinden en snel kunnen dupliceren om herhaling van gegevensinvoer te voorkomen. Al met al besparen we hierdoor veel tijd en stroomlijnen we onze processen.
Wat vindt u Dashdoc's sterkste punt?
G.M.: Dashdoc maakt het voor onze chauffeurs mogelijk om snel foto’s toe te voegen aan de vrachtbrief, wat ons de mogelijkheid geeft om direct te reageren op non-conformiteiten. Ook kunnen we onze chauffeurs snel op de hoogte stellen en bijsturen wanneer dat nodig is."
Hoe heeft uw team zich aangepast aan het werken met Dashdoc?
G.M.: Ons team heeft zich soepel aangepast aan Dashdoc. Als er ondersteuning nodig is, wordt dit intern geboden, zodat iedereen zich comfortabel voelt met het systeem.
Kunt u een concreet voorbeeld geven van een verandering sinds de introductie van Dashdoc?
G.M.: Een groot voordeel is dat we minder papierwerk hebben, zowel voor het kantoor als voor de chauffeurs. De mogelijkheid om ritten te dupliceren bespaart ons veel tijd bij het plannen en aanmaken van transporten.
Hoe zou u Dashdoc beschrijven in één getal, een woord, of een zin?
G.M.: Dashdoc krijgt van ons een score van 9/10 vanwege de gebruiksvriendelijkheid. Dankzij deze intuïtieve tool kunnen wij moeiteloos ritten inplannen en efficiënt communiceren met zowel onze chauffeurs als onze klanten, wat het werkproces aanzienlijk stroomlijnt."