¿Cuánto cuesta el software TMS?

Cada vez más empresas del sector del transporte por carretera de mercancías (TRM) dan el paso y adquieren un software TMS. Esta herramienta requiere un tiempo de adaptación para las empresas que la adoptan, pero garantiza una serie de ventajas financieras y organizativas. ¿Cuánto cuesta aproximadamente un TMS? ¿Qué resultados se pueden esperar? Dashdoc investiga.

Definición del TMS (Sistema de Gestión de Transporte)

Muchas empresas de transporte utilizan hoy en día un sistema digital de gestión de transporte. ¿Cuál es el valor añadido de un software TMS de Transporte? ¿Justifican los resultados esperados el precio invertido?

¿Qué es un software TMS y para qué sirve?

Un software TMS, que significa precisamente Sistema de Gestión de Transporte, es una herramienta dedicada a la gestión de tus transportes.

Cubre principalmente necesidades de optimización del tiempo dedicado a ciertas tareas administrativas o logísticas, de trazabilidad de la flota de camiones o de sus proveedores, y de desmaterialización de documentos necesarios para el buen desarrollo de los pedidos y transportes.

¿Cuáles son las funcionalidades del TMS?

En el transporte por carretera de mercancías, el TMS para transportistas o cargadores es cada vez más popular. Podemos distinguir tres grandes funcionalidades:

1) La funcionalidad de planificación:

• Seguir sus transportes en tiempo real;

• Anticipar los imprevistos y riesgos al máximo;

• Gestionar sus contratos, consultarlos en cualquier momento y comparar los costos asociados.

Establecer su planificación de transporte suele ser el objetivo principal de un operador de transporte.

2) La facturación:

• Liquidar el flete, verificar las misiones y el pago de las facturas;

• Recoger rápidamente todos los datos y documentos de transporte de mercancías (órdenes de compra, cartas de porte en forma de eCMR, etc.);

• Seguir su facturación y acelerar su proceso para una tesorería óptima.

3) El seguimiento de las prestaciones:

• Seguir las prestaciones de su empresa y elaborar informes y previsiones.

¿Cuáles son las funcionalidades adicionales que un software TMS puede ofrecer?

Algunos TMS de Transporte también le permiten:

• Desmaterializar sus documentos de transporte (la carta de porte desmaterializada es el primer ejemplo);

• Dar acceso privilegiado a la información a sus clientes o partes implicadas a través de un portal de seguimiento;

• Disfrutar de un software de gestión de flotas;

• Beneficiarse de un software de optimización de rutas.

La centralización de la información sigue siendo la ventaja número uno de un TMS de transporte: los diferentes socios, ya sean proveedores, transportistas, cargadores o conductores, deben tener acceso a la información que necesitan en tiempo real.

La solución Dashdoc ofrece así a sus clientes conectar el TMS con sus herramientas ya existentes para facilitar la subida de datos y evitar entradas dobles, asegurando un seguimiento de las operaciones con un soporte al cliente adaptado y personalizado para cada empresa.

¿Cómo elegir entre los TMS existentes?

Elegir un software TMS es una etapa importante, especialmente cuando hay varios en el mercado.

Elegir el mejor TMS entre los softwares existentes significa seleccionar aquel que:

• Se ajusta al tamaño y la naturaleza de las mercancías de mi empresa, si soy transportista;

• Se integra correctamente con mis propias soluciones y EDI;

• Es fácil de usar para todos los usuarios y se despliega fácilmente;

• Ofrece una tarifa adecuada a mi sistema financiero (licencia, alquiler, suscripción, pago por orden de transporte, etc.).

Acerca de la tarifa asignada al TMS, ¿cuánto cuesta en general? ¿En qué criterios se basa el precio de un TMS para transportistas o cargadores?

¿Cuáles son los componentes de un presupuesto TMS?

¿Cómo se calcula el presupuesto de un TMS?

¿Cuánto cuesta en promedio un TMS?

Diferenciar la compra y el mantenimiento, así como el desarrollo del TMS

Debido a todos los parámetros que se deben considerar para conocer el precio inicial de un TMS (tipo de empresa, número de camiones si eres transportista, número de pedidos por semana o por mes si eres cargador, número de usuarios, etc.), solo podemos proporcionar una media de precios a título indicativo.

Sin embargo, el costo aproximado del desarrollo de un TMS puede variar entre 30.000 y 300.000 €, dependiendo de las demandas del cliente y la complejidad del proyecto.

¿Por qué varía el precio de un TMS?

El precio inicial del TMS y el despliegue del software: ¿por qué se hace una diferencia?

El presupuesto del TMS puede explicarse por varios elementos:

• El acceso al software en sí mismo: Esto incluye el alojamiento de la solución en los servidores de la empresa, la explotación, el desarrollo de nuevas versiones, el soporte y la asistencia técnica.

• Los costos varían según las funcionalidades elegidas por el cliente, así como el número de equipos, sitios y usuarios a equipar.

• El despliegue del proyecto: Esto implica acompañar al cliente para que se familiarice con la solución, capacitar a ciertas personas o a todo el equipo para manejar la herramienta y reorganizar sus tareas. El tamaño de la empresa y su volumen de pedidos también son cruciales aquí.

¿Las funcionalidades que elijo influyen en el precio del TMS?

¡Sí! Es necesario elegir o combinar funcionalidades del TMS, como las que se mencionan a continuación:

• Análisis y ayuda a la toma de decisiones;

• Planificación de transportes;

• Trazabilidad;

• Prefacturación;

• Informes de información...

De manera lógica, cuanto más funcionalidades elija y, por lo tanto, personalice su herramienta, más aumentará el precio de su software TMS.

El modelo económico del TMS: ¿en modo SaaS o licencia?

Se distinguen dos formas de compra que impactan el precio del TMS:

• El TMS en forma de licencia: Este caso se describe como más tradicional. El cliente es entonces propietario del software, la base de datos asociada, el servidor que lo aloja todo y los elementos de red.

• El TMS en modo SaaS: En este caso, el software se basa en una arquitectura en línea y todos los datos de la empresa cliente se alojan externamente. Es un sistema basado en la nube. Por lo tanto, los datos no se pierden si se produce un incidente con el software. Los clientes tienen acceso a su TMS a través de una suscripción mensual (por conexión o por usuario).

En conclusión: no hay un solo costo para el software TMS, sino varios costos

Es necesario tener en cuenta los "costos ocultos". Como cliente cargador o cliente transportista, paga efectivamente la compra del TMS (solución SaaS o licencia), pero también paga todos los costos como la implementación, la nueva suscripción, la conexión a software de terceros, el mantenimiento anual y la formación de sus equipos.

¿Cuál es el retorno de inversión?

Un TMS para transportistas o cargadores no es una pequeña inversión financiera. Pero la decisión puede ser rápidamente rentable si el TMS está bien configurado, es decir, si corresponde a las necesidades precisas de la empresa.

¿Cuál es el retorno de inversión con el TMS?

La rentabilidad es visible en varios aspectos.

En términos de gestión

La adopción de un software TMS para transportistas permite reducir el tiempo de trabajo gracias a la automatización de tareas repetitivas, así como a la mejora de la comunicación entre los diferentes actores.

La rentabilidad también se siente en la organización a medida que menos personas están movilizadas en tareas de bajo valor agregado (devolución de cartas de porte, controles de firmas, etc.) y pueden concentrarse en la gestión de flujos propiamente dicha.

✓ ¡Hasta un 30% menos de llamadas entre transportista y cargador garantizadas con el uso de un TMS!

En cuanto al TMS para cargadores, el precio de un TMS a menudo se amortiza fácilmente por el tiempo que ahorra al responsable de transporte. La información no está dispersa entre diversos soportes como Excel, hojas de cálculo, correos electrónicos, llamadas telefónicas. Todo se recopila en una plataforma.

✓ ¡Hasta 5 horas ahorradas cada semana en el procesamiento de expedientes!

En términos financieros

Desde el punto de vista del TMS para cargadores, la primera ventaja es el control de facturas y la prefacturación. El precio de un TMS puede parecer alto, pero permite evitar errores visibles directamente desde la famosa "torre de control".

✓ +3% de aumento en la facturación gracias a la optimización de la facturación.

Desde el punto de vista del TMS para transportistas, el estado de la tesorería mejora significativamente. El hecho de facturar al cargador o al remitente tan pronto como se complete el transporte mejora la eficiencia.

✓ +20% en tesorería gracias al acceso inmediato a los documentos de transporte en la plataforma.

Las conexiones TMS/software que pueden ahorrarle aún más

El agrupamiento automatizado y la optimización de la última milla también juegan su papel en el ahorro financiero y el retorno de inversión. Si su TMS está conectado a software de optimización de rutas o de planificación, el presupuesto de transporte puede registrar una reducción de:

• 3% gracias a la optimización del tiempo;

• 5% gracias a la optimización de la carga del camión y de los kilómetros recorridos (y así, reducción de la huella de carbono por transporte).

¿En cuánto tiempo?

El precio que ha invertido en su TMS será recompensado en función de su presupuesto de transporte. Para las pequeñas empresas, el TMS puede tardar entre 1 y 2 años en ser rentable: el tiempo que todas las partes del equipo construyan sus referencias y dominen los nuevos procesos.

¡Que esto no sea una fuente de desánimo! El precio del TMS no es un obstáculo para su crecimiento, sino una inversión a largo plazo.