L’affrètement routier : définition, rôle et usage

Quelle place pour l'affrètement dans le transport routier ?

Comme c'est de plus en plus le cas avec les solutions TMS, l'affrètement est ancré dans les habitudes de nombreux transporteurs.

Il s'agit d'une convention qui régit la mise en relation d’un affréteur avec une entreprise qui lui met à disposition des véhicules, c'est-à-dire un transporteur.

Si l’affrètement peut être un bon moyen pour gagner en efficacité et réduire ses coûts, il est nécessaire de bien connaître certaines notions, comme les méthodes pour avoir recours à l’affrètement routier de marchandises, les réglementations qui régissent cette activité ainsi les critères de sélection du transporteur, afin de faire les meilleurs choix.

Qu’est-ce que l’affrètement de transport routier ?

L’affrètement routier est une solution de livraison de marchandises sûre, rapide et économique effectuée par des professionnels du transport routier de fret.

Quand une entreprise doit livrer des marchandises en grand nombre, volumineuses ou avec des délais serrés, il est courant de faire appel à un intermédiaire. Tous types de marchandises peuvent être prises en charge : en vrac, solide ou liquide.

Sa mission est d’acheminer les marchandises qui lui sont confiées, d’un point A à un point B, dans des conditions idéales à la préservation de sa cargaison et tout en tenant les délais fixés au préalable avec le client.

Pourquoi l’affrètement routier est de plus en plus utile ?

Les défis du transport routier sont plus grands chaque année : les quantités à livrer toujours plus importantes et les délais de livraison toujours plus rapides. Malgré une très bonne gestion de sa flotte en propre, il est parfois difficile pour un gérant d’une entreprise de transport de venir à bout de toutes les demandes. C’est ici que l’affrètement de transports prend son sens. C’est en quelque sorte une aide, un soulagement pour boucler le plus possible d’opérations de transport.

Quel est le rôle de l’affréteur ?

La personne en charge de l’affrètement routier a de nombreuses responsabilités au sein de la chaîne du transport et de la logistique, même si la principale reste l'organisation des transports pour le compte de ses clients (sélection des moyens de transport les plus adaptés, qu'il s'agisse de camions, de remorques ou d'autres véhicules et organisation du parcours). Voici le reste des responsabilités de l'affréteur :

• Négociation et contrat : Il négocie les contrats de transport avec les transporteurs et s'assure que les conditions (prix, délais, modalités de livraison) répondent aux besoins du client.

• Gestion de la logistique : L'affréteur coordonne les différentes étapes du transport, de la prise en charge des marchandises à la livraison. Cela comprend la planification des itinéraires, la gestion des horaires et le suivi des expéditions.

• Contrôle de qualité : Il veille à ce que les normes de sécurité et les réglementations en vigueur soient respectées durant le transport. Cela inclut le respect des normes environnementales et de sécurité routière.

• Résolution de problèmes : En cas de retard, d'accident ou de tout autre problème survenant pendant le transport, l'affréteur doit intervenir rapidement pour trouver des solutions et minimiser l'impact sur la livraison.

• Relation client : Il entretient une relation étroite avec les clients pour comprendre leurs besoins spécifiques et leur fournir des solutions de transport personnalisées.

• Veille concurrentielle : L'affréteur doit également rester informé des évolutions du marché et des pratiques concurrentielles pour offrir des services compétitifs et innovants.

C’est quoi le “sous-affrètement” ?

Dans le jargon du transport, on parle aussi de “sous-affrètement”. Or, c’est déjà la notion que l’on entend par “affrètement” : le transporteur loue les services d’une autre entreprise de transport pour effectuer tout ou une partie d’un transport de marchandises. Cela se produit souvent lorsque l'affréteur principal n'a pas la capacité, les ressources ou les permis nécessaires pour effectuer le transport lui-même.

En résumé, dans un contrat d'affrètement de transport routier standard, le transporteur s'engage directement auprès du client à effectuer le transport, tandis que dans un contrat de sous-affrètement, le transporteur initial délègue cette responsabilité à un autre transporteur, tout en restant responsable contractuellement devant le client.

Comment effectuer un transport routier de marchandises ?

Il existe différents moyens pour faire appel à un transporteur dans le cadre d’une demande d’affrètement routier de marchandises.

Les méthodes classiques

Lorsqu’une entreprise a besoin d’effectuer un envoi de marchandises via un intermédiaire, elle peut prendre contact directement avec les transporteurs sélectionnés, par téléphone, e-mail ou fax. Dans un premier temps, il s’agit de se renseigner sur les délais, les prix ou encore les marchandises qui peuvent être prises en charge.

Une fois le choix effectué, les différents documents et consignes sont échangés entre les deux parties. Mais pour que ces échanges soient le plus qualitatifs possibles, il est nécessaire d’y consacrer du temps et d’avoir les connaissances nécessaires à l’utilisation de logiciels comme Word et Excel.

Cette solution de mise en relation n’est pas la plus optimale, car c’est celle qui nécessite le plus de temps. Aujourd’hui, de nouvelles méthodes sont disponibles et rendent l’affrètement routier plus simple et rapide !

Les logiciels TMS

Utiliser son logiciel TMS (Transport Management System) lorsque l’on en possède déjà un est un bon moyen de faciliter sa démarche pour effectuer un affrètement routier. Certains TMS permettent d'envoyer directement le transport sur une bourse de fret.

Dashdoc vous propose une solution complète pour gérer les transports de marchandises, du planning, à la création de la lettre de voiture électronique (eCMR) en passant par le suivi du transport et l’envoi d’informations en temps réel.

Le TMS permet donc de gagner du temps, d’éviter la paperasse et d’être transparent sur toutes les étapes de transport.

Les commissionnaires de transport

Le commissionnaire de transport est un intermédiaire qui se charge d’organiser le transport de marchandises. Il est mandaté par l’expéditeur et gère l’expédition, la réception et le stockage.

Une fois briefé par l’entreprise expéditrice, il va choisir le transporteur le plus adapté selon les besoins. Il se positionne en tant qu’expert des transports et doit donc mettre en œuvre des solutions d’affrètement routier, en prenant en compte les spécificités de la marchandise et les délais.

Faire appel à un commissionnaire de transport permet donc de se libérer de la complexité de la gestion logistique tout en gagnant du temps et en minimisant les risques grâce à sa connaissance du secteur.

Les bourses de fret en ligne

La bourse de fret met en lien des commissionnaires avec des transporteurs, sur une plateforme en ligne. L’avantage de cette méthode est qu’il est possible de comparer aisément l’ensemble des offres proposées, que ce soit au niveau du prix ou des prestations. Ainsi, avec cette connaissance globale de l’offre, il est possible de négocier en faisant jouer la concurrence.

Pour un transporteur, être présent sur une bourse de fret est un bon moyen de gagner en visibilité et donc d’acquérir des contrats. Ceci permet de réduire les trajets à vide de ses véhicules. Ainsi, passer par une bourse de fret est avantageux pour le transporteur comme pour l’affréteur, que ce soit pour des transports nationaux ou internationaux.

Quelles sont les questions incontournables sur l’affrètement routier ?

Avant de se lancer dans de l’affrètement routier, il est important de savoir choisir le bon transporteur et de connaître les différentes réglementations qui régissent le transport routier.

Le choix du transporteur

Lorsque l’on souhaite effectuer de l’affrètement routier de marchandises, le choix du transporteur est important. Pour éviter les coûts supplémentaires, les retards ou les problèmes de livraison divers, il faut se renseigner sur ce que proposent les transporteurs et comment est-ce qu’ils procèdent.

Le point de vigilance commun à observer pour chaque demande est que le transporteur choisi doit être le seul intermédiaire afin de minimiser les risques pour la marchandise. Ensuite, une fois le besoin clairement défini, il faut se renseigner sur les détails concernant la logistique  :

• Délai de livraison ;

• Avis clients ;

• Type de marchandises que le transporteur peut prendre en charge (matières dangereuses, marchandises alimentaires, pharmaceutiques etc.).

Les réglementations routières

L’aspect réglementaire est un point clé de l’affrètement routier, que ça soit du côté de l’entreprise expéditrice ou du transporteur. Concernant les documents de transport, le chauffeur doit être en possession de :

• Son permis de conduire ;

• Son attestation de formation lui permettant d’effectuer le transport ;

• L’ensemble des documents du véhicule ;

• La facture de la marchandise transportée ;

• La lettre de voiture.

Que doit contenir le contrat d’affrètement ? 

Un contrat d'affrètement doit contenir les éléments suivants :

• Identification des Parties : Noms et coordonnées de l'affréteur (transporteur) et du fretteur (client).

• Description de la Marchandise : Nature, quantité, poids et éventuellement la valeur des marchandises à transporter.

• Itinéraire : Points de chargement et de déchargement, ainsi que l'itinéraire précis à suivre.

• Dates et Horaires : Dates et heures de chargement, de transport et de livraison.

• Prix et Modalités de Paiement : Coût du transport et conditions de paiement.

• Responsabilités et Obligations : Obligations de l'affréteur et du fretteur, y compris les assurances et les responsabilités en cas de dommage ou de retard.

• Conditions Spécifiques : Toute condition particulière liée au transport (par exemple, conditions pour les marchandises dangereuses, température pour les produits réfrigérés).

• Signatures : Signatures des parties concernées pour valider le contrat.