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Optimizar la gestión del transporte no es una tarea fácil: ¡es todo un oficio! Los responsables de transporte lo saben bien. Sin embargo, muchos siguen trabajando con herramientas poco adecuadas... ¡como una hoja de cálculo Excel para casi todas sus tareas! ¿Cuáles son sus limitaciones? ¿Por qué pasarse al TMS de transporte?
La acumulación de datos
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¿Lo sabías? El 37,5% de las empresas siguen sus costos de transporte mediante el uso de una hoja de cálculo.
Sin embargo, la digitalización de las empresas cuestiona cada vez más el uso sistemático de esta herramienta para los equipos dentro de las empresas de transporte, especialmente en logística y cadena de suministro.
Los datos son cada vez más numerosos y las empresas los buscan con desesperación, ya que constituyen una mina de oro para conocer más sobre sus clientes y potenciales nuevos clientes. Pero, para analizar y optimizar sus datos de transporte, ¿qué mejor que almacenarlos en Excel y clasificarlos?
Sin embargo, los datos son ahora demasiado numerosos para ser analizados de manera óptima en Excel y, sobre todo, es difícil pensar que son realmente representativos de la realidad en un momento dado, ¡mientras crecen constantemente! Un TMS (Sistema de Gestión de Transporte) es mucho más poderoso en este nivel: los análisis permiten incluso hacer predicciones ultra precisas.
El TMS: una herramienta colaborativa
El software de transporte que se adapta al tamaño de su empresa
¡Un TMS es una solución probada para empresas de cualquier tamaño! Desde las pequeñas y medianas empresas hasta las multinacionales.
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Por ejemplo, la solución TMS Dashdoc se implementa tanto en transportistas locales como en grandes grupos.
Mientras que las hojas de cálculo de Excel dificultan la escalabilidad, la colaboración y la organización de documentos, un TMS se adapta a los diferentes desafíos de una empresa. Excel no ofrece una verdadera gestión de documentos, solo una clasificación.
El software de transporte que conecta a todas las partes interesadas del transporte
¿Actuar al mismo tiempo en el mismo archivo y tratar de guardar sin sobrescribir los datos de otro usuario te recuerda situaciones complicadas? Aunque es completamente posible compartir fácilmente una hoja de cálculo de Excel con otros miembros de tu equipo o colaboradores, especialmente con el uso de la nube, no se compara con la puesta en común de información gracias a un software de transporte conectado, como el TMS.
Dentro de un TMS, todos tus datos están agrupados, ya sean datos directamente relacionados con el transporte, cartas de porte incluidas, así como todos los generados por tus herramientas de trabajo: telemática, herramientas de contabilidad y facturación, bolsa de cargas, etc. ¿El resultado? Un reflejo preciso de tu actividad.
El TMS lleva la interconexión al máximo al permitirte exportar los datos deseados en formato Excel. Así, puedes compartirlos con cualquier tipo de colaborador o proveedor que no esté presente en la plataforma o que aún no haya pasado al portal de invitados de tu TMS.
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Automatización y gestión de las operaciones de transporte habituales
Si tuviéramos que resumir simplemente el uso de una hoja de cálculo en comparación con un TMS, se podría hacer en una palabra: automatización. Mientras que Excel requiere que construyas las reglas iniciales de la hoja de cálculo, un TMS funciona con Inteligencia Artificial. Así, gestionas tu flota y tus rutas con mucha facilidad gracias a la automatización de los procesos y la toma de decisiones.
Como transportista, el TMS te ayuda a ganar tiempo:
Evitándote la doble entrada de datos y los errores diarios;
Ahorrándote disputas (gracias a los documentos e información recibidos a tiempo);
Ayudándote a automatizar la recepción de pedidos y el envío de misiones a los conductores.
Como cargador, el TMS supera a Excel porque:
Asignas y validas tus transportes basándote directamente en las tarifas propuestas;
Te apoyas en KPI actualizados en tiempo real;
Puedes automatizar la prefacturación.
Solución diseñada para un sector específico versus solución abierta
Excel es una herramienta muy poderosa destinada a absolutamente todos los tipos de puestos que necesitan crear una tabla y analizar datos clave. Sin embargo, es necesario saber qué datos manipular y cuáles destacar. Por lo tanto, es necesario construir rigurosamente tus propias hojas de cálculo y utilizar tablas dinámicas por ti mismo.
Un software de transporte en línea está diseñado para transportistas y cargadores para que lo apliquen directamente a su sector profesional. Al igual que el TMS de Dashdoc, los datos (relativos a los conductores, facturas, órdenes de compra, datos sobre el consumo de combustible y el aspecto técnico de la flota…) se presentan de manera pertinente para ir a lo esencial rápidamente.
La interfaz es intuitiva, agradable y fácil de usar. Así, no se pierde tiempo buscando información, llamando a un proveedor o enviando correos electrónicos.
Cada puesto puede tener su propio tablero de control y definir sus KPI: operador, jefe de empresa, responsable de transporte y logística, etc.
En comparación con Excel, un TMS reúne las siguientes cualidades: es una herramienta especializada, colaborativa, intuitiva y bastante rápida de implementar.
Tabla resumen: Excel frente a TMS
| Elementos diferentes | Excel | TMS |
|---|---|---|
Formación necesaria para la toma de control | ❌ | ✅ |
Barato, incluso gratuito | ✅ | ❌ |
Va más allá de la clasificación de datos | ❌ | ✅ |
Automatiza la toma de decisiones | ❌ | ✅ |
Ayuda a llevar su empresa al siguiente nivel | ❌ | ✅ |
Hace que la colaboración sea muy sencilla | ❌ | ✅ |
Reúne todos los diferentes documentos de transporte en un solo lugar (no solo cifras) | ❌ | ✅ |
Acceso al software/documentos desde cualquier lugar o dispositivo | ✅ | ✅ |
Compartir información en tiempo real | ❌ | ✅ |
Preguntas más frecuentes (FAQ)
Para una empresa multinacional: ¿debe utilizar Excel o un TMS?
Las tareas realizadas en Excel y las realizadas en el TMS son distintas, y cuando una empresa se establece en el mercado internacional, necesita combinar ambas.
Excel sigue siendo una herramienta potente que la mayoría de sus equipos ya dominan, por lo que se ahorra tiempo de formación y se puede adaptar a necesidades específicas, gracias sobre todo a las famosas macros de Excel.
¿Es peligroso utilizar Excel en lugar de un TMS?
Excel es la mejor herramienta para poner en marcha e instalar procesos internos en una empresa. Las empresas de transporte o las empresas vinculadas al negocio del transporte lo utilizan principalmente para hacer un seguimiento de la información básica: salida de mi envío, llegada de mi envío, quién es el transportista. Un TMS puede marcar la diferencia, porque busca el crecimiento del negocio. Cruza datos para hacer predicciones. Más que una herramienta de registro, se convierte en una herramienta de auditoría, geolocalización, codificación y predicción.
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