Rôle et définition de la lettre de voiture électronique

Focus sur l'eCMR, ce document légal qui a pris de l'ampleur en France ces dernières années.

La place de la lettre de voiture électronique

Doit-on parler de lettre de voiture ou d'eCMR ?

Attention, la lettre de voiture, ou CMR, est un élément indispensable pour le transport de marchandises. C’est le contrat qui lie le transporteur routier avec l’expéditeur et le commissionnaire de transport. Dès que l'on accole le mot "électronique" derrière lettre de voiture, il est facile de comprendre qu'on en transforme le format classique pour un digital !

Il est primordial que ce document contractuel soit rempli de manière exhaustive et rigoureuse. Mais, la version papier de la lettre de voiture n'est pas pratique et sa gestion est longue. C’est pourquoi, depuis 2017 en France, il existe une solution dématérialisée qui facilite les démarches : la lettre de voiture électronique.

Qu’est-ce que la lettre de voiture électronique ?

La lettre de voiture électronique, aussi appelée eCMR ou encore lettre de voiture dématérialisée, est une solution 100 % dématérialisée, c'est-à-dire disponible en format digital. Elle permet d’éditer les documents de transport, de les stocker et de les gérer directement depuis un smartphone ou une tablette. Cette technologie accélère la digitalisation du transport routier.

La lettre de voiture électronique est un outil de gestion complet qui ne s’arrête pas là : il permet également de suivre les marchandises tout au long de la livraison, mais aussi de remonter d’éventuels incidents en temps réel.

Quel est le périmètre légal de la lettre de voiture digitalisée ?

Quelle est la réglementation pour la lettre de voiture électronique en France ?

Cet allègement de la procédure pour le transport de marchandises permet d’éviter le ralentissement du transit par voies terrestres. Mais que dit la loi au sujet de la lettre de voiture électronique ?

L’arrêté initial de novembre 1999, relatif aux documents de transport obligatoire, a été modifié par l’arrêté du 22 avril 2010. Ainsi, le format électronique est devenu tout à fait légal. Cependant, cet arrêté stipule que la lettre de voiture dématérialisée doit contenir les mêmes informations que la version papier et être éditée avant le départ des transporteurs routiers.

Dans quels pays la lettre de voiture électronique est-elle autorisée ?

Tous les pays ayant adhéré au protocole CMR n’ont pas systématiquement adhéré à l’eCMR.

Même si c’est le cas dans la plupart des pays européens, il reste nécessaire de bien se renseigner et de prévoir une lettre de voiture au format papier en complément de la version numérique, le cas échéant.

À titre de rappel, voici la liste des pays où l'eCMR a été légalisé, par ordre chronologique :

• Les Pays-Bas (2009) ;

• La Suisse (2009) ;

• La Lettonie (2010) ;

• Le Danemark (2013) ;

• La Slovaquie (2014) ;

• La France (2016) ;

• L'Estonie (2016) ;

• La Slovénie (2017) ;

• L'Espagne (2017) ;

• L'Iran (2017) ;

• Le Luxembourg (2017) ;

• La Turquie (2018) ;

• La Russie (2018);

• La Moldavie (2018) ;

• La Finlande (2019) ;

• La Biélorussie (2019) ;

• La Roumanie (2019) ;

• La Pologne (2019);

• Le Tajikistan (2019) ;

• Le Portugal (2019) ;

• Le Royaume-Uni (2019) ;

• La Suède (2020) ;

• La Norvège (2020) ;

• L'Ukraine (2020) ;

• Oman (2020) ;

• L'Uzbekistan (2020) ;

• L'Allemagne (2022) ;

• Le Kirghizistan (2022).

Carte des pays utilisant l'eCMR.

La lettre de voiture électronique au Bénélux : qu'en est-il ?

Retenez donc que l'utilisation de la lettre de voiture électronique est parfaitement légale au sein de ces trois pays à partir du moment où les transports sont effectués au niveau national ou entre deux pays du Bénélux.

Quels sont les avantages d’une lettre de voiture électronique ?

Gain de temps

L’un des principaux avantages de l'eCMR est le gain de temps. En effet, l’édition du document et de ses différents points incontournables à renseigner ce fait automatiquement. Le risque d’erreur est donc réduit et il n’y a plus de problèmes de lisibilité ! De plus, la signature électronique permet de faire valider la livraison rapidement et en toute sécurité.

Gain de productivité

Ensuite, l’eCMR permet de faire des économies et est plus éco-responsable, car elle supprime les impressions et permet de digitaliser son archivage. Tous les documents dématérialisés sont stockés au même endroit, pendant les 10 ans que la loi impose.

Satisfaction clients

Le suivi de la livraison des marchandises est renforcé grâce à la lettre de voiture électronique qui permet d’obtenir des informations en temps réel. Chacune des parties du contrat de transport peut consulter les différents documents de transport et suivre l’avancée de la livraison en cours, ainsi que les éventuelles complications. Cette solution de tracking permet d’offrir aux clients une plus grande transparence.

Sécurité RGPD

Enfin, la sécurité est renforcée avec l’e-CMR grâce à la signature électronique. En plus d’être un gain de temps, elle va permettre d**’**éviter les falsifications de document grâce à son système de QR Code. C’est aussi un moyen d’endiguer la fraude et le travail illégal.

La lettre de voiture électronique : un outil facile avec Dashdoc

Dashdoc est l’outil idéal pour gagner en productivité. Il va permettre de pallier aux problèmes de la gestion des lettres de voiture électroniques en :

• Gagnant du temps dans le processus d’édition, de distribution et d’archivage ;

• Réduisant le délai de facturation ;

• Renforçant la satisfaction client.

La création d’une lettre de voiture dématérialisée se fait en quelques clics et est envoyée au chauffeur directement sur son smartphone. Celui-ci pourra joindre des documents de transport, commentaires et photos directement sur Dashdoc afin d’être tout à fait transparent avec l’expéditeur, le donneur d’ordre et le destinataire. Sa progression est suivie en temps réel et, lorsque la livraison est effectuée, la facturation est enregistrée.

Comme le rapportent les témoignages de Transport du Leman et STNL : Dashdoc libère de la paperasse, fait gagner du temps et augmente la satisfaction de vos clients !

Foire aux questions (FAQ)

Pourquoi avoir une lettre de voiture ?

La lettre de voiture instaure une relation contractuelle entre l'expéditeur, le conducteur et le destinataire. Un transport de marchandises requiert forcément une lettre de voiture, c'est un document obligatoire et demandé par la législation de tout pays de départ ou de destination ayant ratifié la Convention de Genève en 1956.

Qui doit remplir la lettre de voiture électronique ?

La lettre de voiture classique ou l'eCMR doivent être remplies par l**'une des parties impliquées dans le contrat** : soit le donneur d'ordre, soit le transporteur. Comme la lettre de voiture électronique doit être remplie avant la prise en charge de la marchandise, c'est bien souvent le transporteur qui se charge de la remplir.

Lettre de voiture et lettre de voiture électronique : quelle différence ?

La lettre de voiture papier et la lettre de voiture électronique ne présentent pas de différences pour ce qui est du contenu ! Seul leur format est différent : papier ou digital. L'eCMR n'a cependant pas été ratifié sur tous les territoires, certains pays usant encore seulement de la lettre de voiture papier.

Quelles informations contient une lettre de voiture électronique ?

Comme la lettre de voiture classique, l'eCMR délivre des informations obligatoires sur :

• La date de la lettre ;

• Le nom, l'adresse, le numéro SIREN du transporteur ;

• La date de l'enlèvement de la marchandise ;

• La nature, la quantité ou le poids de la marchandise ;

• Le nom du donneur d'ordre ;

• L'adresse du lieu de chargement ;

• Le nom du destinataire ;

• L'adresse du lieu de déchargement.

Pour aller plus loin que la lettre de voiture électronique, le TMS transport

Vous l'aurez compris, la digitalisation du transport arrive et le fait de gérer ses opérations avec des outils électroniques et rapides, permet de centraliser les échanges pour réagir plus rapidement aux aléas du terrain.

Pionnier sur l'eCMR en France, Dashdoc a ainsi tenu à développer un accompagnement digital plus complet pour les transporteurs. Il s'agit du TMS transport (Transport Management System). Les fonctionnalités du TMS sont nombreuses et permettent d'avoir la main sur ses transports de la planification jusqu'à la facturation inclue.