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Dans le secteur du transport routier de marchandises, la saisie de commandes est une tâche essentielle qui permet de garantir le bon déroulement des opérations. Cependant, cette activité peut être chronophage et sujette à des erreurs humaines. Dashdoc se lance dans l’exploration de la saisie de commandes, des défis qu’elle soulève pour les transporteurs mais aussi des solutions possibles pour améliorer cette procédure.
La saisie de commandes : en quoi cela consiste exactement ?
Par qui est-elle réalisée ?
Effectuée par l’exploitant, le responsable transport ou même quelqu’un du service administration qui est dédiée à cette mission (on parle alors d’opérateur), la saisie de commandes relève des tâches administratives au sein d’une entreprise de transport routier.
En quoi consiste la saisie de commandes ?
Il s’agit d’alimenter les bases de données avec les informations reçues, puis les traiter et les vérifier. La personne chargée de cette responsabilité doit être rapide, efficace et surtout précise : pas (ou peu) de place à l’erreur !
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Le saviez-vous ?
On retrouve surtout les opérateurs de saisie dans les entreprises qui ont un très grand volume de transports et logiquement, une flotte de camions supérieure à 100 camions. De plus en plus, les entreprises essaient d’investir dans des outils qui font le pont entre elles et leurs demandes clients, à l'image de la solution TMS proposée par Dashdoc.
La saisie de commandes est essentielle pour organiser les opérations logistiques d’un transporteur, planifier les itinéraires des conducteurs et s'assurer de la disponibilité des ressources nécessaires en termes de camions ou de conducteurs disponibles.
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Particularité de la saisie de commandes chez les transporteurs
Comment cela se passe-t-il concrètement ?
Dans les entreprises de transport, la saisie des informations revient à entrer toutes les informations pour pouvoir générer les ordres de transport et ensuite assurer une facturation pérenne.
Il faut donc :
Recevoir un bon de commande de la part de son client ou de son fournisseur ou bien se mettre d’accord avec lui sur un prix et une prestation directement par téléphone ou email - le bon de commande n’existe pas toujours à l’instant T, ce sont les aléas des métiers dans le transport !
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Une autre option est possible pour les transporteurs : aller voir sur sa plateforme chargeur, à l’image de Transporeon ou de Shippeo, si un transport est affecté à son entreprise.
Créer un transport en entrant les informations récupérées dans son logiciel (TMS, planning papier ou panning Excel). Le plus souvent, le transporteur y inclut les ressources qu’il va mettre à disposition de son client : quel conducteur, quel camion, quelle semi-remorque et leurs plaques d’immatriculation, très importantes notamment pour ceux qui travaillent dans le vrac. L’adresse d’enlèvement, de livraison ainsi que le type de marchandise à transporter seront précisés par la suite.
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Le plus important pour la saisie de commandes à ce moment précis est de récupérer les références du transport ! Ce seront elles qui aideront à facturer correctement.
Générer un ordre de transport avec ces données et l’envoyer au chauffeur assigné
Recevoir une confirmation de livraison ou bien souvent vérifier que le conducteur s’est rendu à bon port pour le chargement/déchargement grâce à la géolocalisation ou télématique et qu’il en repart
Attendre que le conducteur revienne au bureau pour récupérer les informations complètes du transport et modifier l’ordre de transport, notamment s’il s’agit d’un secteur qui facture à la tonne et qui a besoin de précisions sur la marchandise
Une fois la lettre de voiture récupérée, entrer les dernières informations de tous les documents de transport réunis et faire partir la facturation
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eCMR : les avantages d’une lettre de voiture électronique
Plus de perte d’informations et réduction drastique du papier : les avantages de l’eCMR sont nombreux et se comprennent dans un secteur en pleine mutation vers la dématérialisation.
Lire l'articleCombien de temps prend la saisie de commandes ?
Cette procédure peut prendre du temps en fonction de la complexité des commandes et du nombre de détails à saisir. Certaines commandes peuvent nécessiter la saisie de multiples points de livraison, de spécifications particulières ou d'instructions spécifiques. Par conséquent, le temps passé sur la saisie de commandes peut varier considérablement, allant de quelques minutes à plusieurs heures par jour.
Dans le transport routier, toutes les étapes citées auparavant peuvent prendre jusqu’à 5 heures par semaine en moyenne, si l’on parle d’une entreprise de taille moyenne où le responsable des transports n’est pas uniquement dédié à cette tâche.
La priorité est donnée à l’organisation du planning transport et à l’envoi de missions aux chauffeurs car il faut (toujours) que les camions partent le plus vite possible ! Il faut donc que l’exploitant(e) trouve le temps de revenir à sa saisie de commandes plus tard dans sa journée ou en fin de semaine…
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A l’échelle française, on estime que le délai moyen pour le traitement d’une facture entre la réception et le paiement est de 8,6 jours pour tous secteurs confondus (d’après une étude Cegid, 2020). Si l’on se place à l’échelle du transport routier, ce temps de facturation peut donc être encore considérablement rallongé avec une saisie qui s’étire !
Quels sont les outils utilisés par les transporteurs pour la saisie de commande ?
L’opérateur ou le responsable transports se trouve face à plusieurs cas de figure pour entrer ses saisies de commande transport :
Ecrire directement à la main
Cette solution est encore très plébiscitée : bons de commande et planning à la main pour plus de réactivité.
Entrer les informations dans un planning Excel
Dans les deux solutions évoquées, il y a donc une saisie qui sera nécessaire dans des logiciels spécifiques : l’outil de comptabilité et de facturation, pour effectuer le transfert d’informations.
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L'utilisation du TMS ou le recours à Excel ?
Fidèles à Excel coûte que coûte ? Et si l'on vous disait qu'un TMS transport pouvait avoir bien des avantages également ?
Lire l'articleEntrer les informations dans un TMS (Transport Management System). Cette solution permet d’éviter la multiplication des saisies.
Quand l’erreur débarque dans les saisies de commandes
La fatigue, le nombre de saisies complexes à faire par jour, les litiges, la charge de travail supplémentaire, en bref les aléas d’une journée de transport peuvent vite conduire à des erreurs dans la ressaisie et rien n’est plus humain !
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Une erreur de saisie aux multiples conséquences
Une simple faute de frappe peut entraîner des retards de livraison, des mécontentements de la part des clients et des coûts supplémentaires.
De plus, la ressaisie ou la multissaisie des données peut augmenter le risque d'erreurs. Le transfert manuel des informations d'un système à un autre est sujet à des oublis ou des incohérences. Ce qui crée un effet boule de neige, les erreurs de transcription peuvent entraîner des confusions lors de la préparation des commandes, de l'attribution des chauffeurs et des facturations, débouchant sur des problèmes opérationnels et financiers.
Le syndrôme de la tâche répétitive
Fastidieuse et répétitive, l’entrée des informations de commandes dans le système informatique peut parfois entraîner une perte de motivation et une augmentation de l'insatisfaction chez certains employés qui voudraient pouvoir se consacrer à d’autres tâches.
Quelles solutions pour éviter la ressaisie ?
Pour remédier aux problèmes liés à la saisie de commandes manuelle, plusieurs solutions peuvent être envisagées. L'une des options les plus efficaces consiste à adopter un système de gestion du transport (TMS) automatisé.
La familiarisation avec un TMS transport
Le TMS transport offre une plateforme centralisée où les informations relatives aux commandes peuvent être saisies une fois et automatiquement transmises aux différents départements concernés.
La connexion du TMS aux différents outils utilisés (WMS, télématique, comptabilité, facturation), réduit ainsi les risques d'erreurs et de confusion.
En utilisant un TMS, les entreprises peuvent également bénéficier d'une meilleure visibilité sur les commandes en cours, les stocks disponibles et les délais de livraison. Cela permet une meilleure planification et une réactivité accrue aux demandes des clients.
Zoom sur le TMS transport proposé par Dashdoc
En quoi l’utilisation du TMS Dashdoc peut précisément vous faire gagner beaucoup de temps lors de la saisie de vos commandes ?
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La saisie de l’OT sert à toutes les étapes de transport
Tout se fait en une fois : la création de l’OT, le suivi du transport et la facturation.
La mise à jour automatique des informations pour les chargeurs
Les clients, les donneurs d’ordre qui ont un accès au TMS Dashdoc via le portail client ont accès aux données qui les concernent en temps réel. La saisie d’un ordre de transport fait donc d’une pierre deux coups : elle est aussi source de transparence pour les clients en quête d’informations, qui n’ont pas à rappeler ou à réenvoyer un mail !
La connexion avec les outils de plateformes chargeurs
Le TMS transport Dashdoc est connecté avec une variété d’outils indispensables : plateformes chargeurs, télématiques, gestion d’entrepôts et WMS, comptabilité, facturation. Comment cela se traduit ? Exemple avec les intégrations Transporeon ou Shippeo, l’acceptation d’une commande sur l’un des deux, crée automatiquement l’ordre de transport sur Dashdoc, pas besoin de le ressaisir.
Et inversement, quand on obtient la preuve de livraison et qu’on l’insère dans Dashdoc, elle remonte automatiquement à l’intérieur de la plateforme chargeur.
Création d’OT via PDF : en train d’être créé chez Dashdoc
Encore plus utile pour gagner du temps : il sera bientôt possible de créer un ordre de transport directement via la lecture d'un document PDF, avec toujours possibilité de reprendre les informations et de les modifier en cas d'erreur sur le TMS.
La fonctionnalité de suggestion automatique facilite la gestion
La suggestion automatique s’active si l'un des trois moyens de transport est renseigné dans Dashdoc. Les informations se remplissent automatiquement selon les informations qui ont été utilisées pour les transports précédents.
L'adoption d'un TMS automatisé peut simplifier et accélérer le processus de saisie et éviter durablement la multisaisie et les erreurs ! Prêt à aller plus vite et à vous concentrer sur d’autres missions transport ?
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