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De plus en plus de sociétés du secteur du transport routier de marchandises (TRM) sautent le pas et acquièrent un logiciel TMS ! Cet outil demande un temps d’adaptation aux entreprises qui l’adoptent mais est garant d’un certain nombre d’avantages financiers et organisationnels. Combien coûte un TMS environ ? A quels résultats faut-il s’attendre ? Dashdoc mène l'enquête.
Définition du TMS (Transport Management System)
De nombreuses entreprises de transporteurs font appel à un système digital de gestion des transports aujourd'hui. Quelle est la valeur ajoutée d’un logiciel TMS Transport ? Les résultats attendus justifient-ils le prix dépensé ?
Qu’est-ce qu’un logiciel TMS et à quoi sert-il ?
Un logiciel TMS, signifiant précisément Transport Management System, est outil dédié à la gestion de vos transports.
Il couvre surtout des besoins d’optimisation du temps passé à certaines tâches administratives ou logistiques, de traçabilité concernant sa flotte de camions ou ses prestataires et de dématérialisation de documents nécessaires au bon déroulement des commandes et transports.
Quelles sont les fonctionnalités du TMS ?
Dans le transport routier de marchandises, le TMS transporteur ou chargeur, est de plus en plus plébiscité. Nous pouvons distinguer trois grandes fonctionnalités :
1) La fonctionnalité planning :
Suivre ses transports en temps réel ;
D’anticiper les aléas et les risques au maximum ;
Gérer ses contrats, de les consulter à tout moment et de comparer les coûts associés.
Etablir son planning transport est souvent l'objectif premier d'un exploitant de transport.
2) La facturation :
Régler le fret, vérifier les missions et le paiement des factures ;
Récolter rapidement toutes les données et les documents de transport de marchandises (bons de commandes, lettres de voitures sous forme de eCMR…) ;
Suivre sa facturation et accélérer son processus pour une trésorerie optimale.
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Les enjeux d'une bonne facturation
Pourquoi une bonne structuration du système de facturation est primordiale ? Quelles bonnes pratiques appliquer ?
Lire l'article3) Le suivi des performances :
Suivre les performances de sa société et établir des rapports puis des prévisions.
Quelles sont les fonctionnalités supplémentaires qu'un logiciel TMS peut proposer ?
Certains TMS Transport vous permettent également de :
Dématérialiser vos documents de transport (la lettre de voiture dématérialisée en est le premier exemple) ;
Donner un accès privilégié aux informations à vos clients ou aux parties impliquées via un portail de suivi ;
Profiter d'un logiciel de gestion de parc ;
Bénéficier d'un logiciel d'optimisation de tournées.
La centralisation des informations reste l’avantage numéro un d’un TMS transport : les différents partenaires, qu’il s’agisse d’un fournisseur, d’un transporteur, d’un chargeur ou d’un conducteur, doivent avoir accès aux informations dont ils ont besoin en temps réel.
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La force d'un TMS repose ainsi sur sa connexion avec les logiciels qui sont déjà implantés dans les entreprises aujourd'hui (les ERP, les logiciels de comptabilité et de facturation notamment, les télématiques embarquées etc). Autrement dit, les intégrations entre le TMS et les logiciels spécifiques que vous utilisez au quotidien, sont qui importent aux clients sont donc indispensables.
La solution Dashdoc propose ainsi à ses clients de rattacher le TMS à leurs outils déjà existants pour faciliter la remontée de données et éviter les doubles saisies et assure un suivi des opérations avec un support client adapté et personnalisé pour chaque entreprise.
Comment le choisir parmi les TMS existants ?
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Choisir un logiciel TMS est une étape importante, surtout lorsqu’il en existe plusieurs sur le marché, comme Cofisoft, Trumsy, Akanea, DDS, Dashdoc ou encore Shiptify…
Choisir le meilleur TMS parmi les logiciels existants c’est sélectionner celui qui :
Correspond à la taille et à la nature de marchandises de mon entreprise, si je suis transporteur ;
S’interface correctement avec mes propres solutions et EDI ;
Sait être simple d’accès pour tous les utilisateurs et se déploie facilement ;
Propose un tarif adapté mon système financier (licence, location, abonnement, paiement à l’ordre de transport…).
A propos du tarif alloué au TMS, combien coûte-t-il en règle générale ? Sur quels critères repose le prix d’un TMS transport ou chargeur ?
Quelles sont les composantes d'un budget TMS ?
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Comment est calculé le budget TMS ?
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Combien coûte en moyenne un TMS ?
Différencier l’achat et la maintenance mais aussi le développement du TMS
En raison de tous les paramètres qu’il faut détenir pour connaître le prix initial d’un TMS (type d’entreprise, nombre de camions si vous êtes transporteurs, nombre de commandes par semaine ou par mois si vous êtes chargeur, nombre d’utilisateurs, etc.), nous ne pouvons donner qu’une moyenne tarifaire à titre indicatif.
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Un logiciel TMS coûte environ entre 6 000 € à l’achat pour les TPE et 40 000 € pour les PME et grandes entreprises. Il faut bien-sûr compter des frais supplémentaires liés à la maintenance et à la décision d’adopter une application additionnelle, pour ses chauffeurs, par exemple.
Mais, le coût approximatif du développement d’un TMS peut varier entre 30 et 300 000 € en fonction des demandes du client et de la complexité du projet.
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Pourquoi le prix d’un TMS varie-t-il ?
Le prix initial du TMS et le déploiement du logiciel : pourquoi fait-on une différence ?
Le budget TMS peut s’expliquer par différents éléments :
L’accès au logiciel en lui-même. Il faut comprendre par là l’hébergement de la solution sur les serveurs de la société : l’exploitation, le développement de nouvelles versions, le support et l’aide technique.
Les frais vont alors varier relativement aux fonctionnalités choisies par le client mais aussi en fonction du nombre de matériels, de sites et d’utilisateurs à équiper.
Le déploiement du projet. Il s’agit là d’accompagner le client à se familiariser avec la solution, de former certaines personnes sinon toute l’équipe pour prendre en main l’outil et réorganiser ses missions. La taille de l’entreprise et de son volume de commandes sont ici primordiales également.
Les fonctionnalités que je choisis influencent-elles le prix du TMS ?
Oui ! Il faut faire un choix ou additionner des fonctionnalités TMS, comme celles qui sont citées juste en-dessous :
Analyse et aide à la décision ;
Planification des transports ;
Traçabilité ;
Préfacturation ;
Reporting des informations...
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Dashdoc possède d'ailleurs toutes les fonctionnalités qui font gagner entre 3 à 5% de CA en plus pour toute entreprise gérant des activités de transport. Prêt à passer au TMS ?
De manière logique, plus vous choisissez de fonctionnalités et donc vous personnalisez votre outil, plus le prix de votre logiciel TMS augmente.
Le modèle économique du TMS : en mode SaaS ou licence ?
On distingue deux formes d’achat qui impactent le prix du TMS :
Le TMS sous forme de licence. Ce cas est décrit comme plus traditionnel. Le client est alors propriétaire du logiciel, de la base de données associée, du serveur qui héberge le tout et des éléments de réseau ;
Le TMS en mode SaaS. Dans ce cas, le logiciel est basé sur une architecture en ligne et toutes les données de l’entreprise cliente sont hébergées à l’extérieur. C’est un système basé sur le cloud. Les données ne sont donc pas perdues si un incident venait à se déclarer avec le logiciel. Les clients ont accès à leur TMS grâce à un abonnement mensuel (par connexion ou par utilisateur).
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Le TMS en mode SaaS coûte-il plus cher qu'en mode licence ? A priori, acheter une licence ou développer son système interne reviendrait moins cher qu'un modèle SaaS. Cependant, une licence comprend aussi des frais supplémentaires comme : le besoin de mises à jour qui n'est pas automatisé, l'appel à des développeurs spécialisés coûteux en temps et en budget, et le risque de voir vieillir son logiciel rapidement.
En conclusion : il n'y a pas un seul coût au logiciel TMS mais bien plusieurs coûts
Il faut prendre en compte les "coûts cachés". En tant que client chargeur ou client transporteur, vous payez effectivement l'achat du TMS (solution SaaS ou licence) mais vous payez également tous les frais comme la mise en oeuvre, le nouvel abonnement, la connexion aux logiciels tiers, la maintenance chaque année, la formation de vos équipes.
Quel retour sur investissement ?
Un TMS transporteur ou chargeur n’est pas un petit investissement financier. Mais la décision peut être vite rentabilisée si le TMS est bien paramétré, c'est-à-dire qu'il correspond aux besoins précis de l’entreprise.
Quel retour sur investissement avec le TMS ?
La rentabilité est visible sur plusieurs aspects.
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En termes de gestion
L’adoption d’un logiciel TMS transporteur permet de réduire le temps de travail grâce à une automatisation de tâches répétitives, mais aussi de la communication entre les différents acteurs.
La rentabilité se ressent aussi sur l’organisation au fur et à mesure : moins de personnes sont mobilisées sur des tâches à faible valeur ajoutée (restitution des lettres de voiture, contrôles des signatures etc) et peuvent se concentrer sur la gestion des flux à proprement parler.
✓ Jusqu'à 30% d'appels en moins entre transporteur et chargeur garantis avec l'utilisation d'un TMS !
Pour ce qui est du TMS chargeur, le prix d’un TMS est souvent facilement amorti par le gain de temps que celui-ci octroie au responsable transport. L’information n’est pas dispersée entre divers supports de type Excel, tableur, email, coups de téléphone. Tout est rassemblé sur une plateforme.
✓ Jusqu'à 5h d'économisées chaque semaine, par traitement de dossier.
En termes de finance
D’un point de vue TMS chargeur, le premier avantage est celui du contrôle des factures et de la préfacturation. Le prix d’un TMS peut paraître cher mais il permet d’éviter des erreurs visibles directement depuis la fameuse “tour de contrôle”.
✓ +3% de chiffres d'affaires grâce à l'optimisation de la facturation.
D'un point de vue TMS transporteur, l'état de la trésorerie est nettement amélioré. Le fait de facturer le chargeur ou l'expéditeur dès le transport terminé vous fait gagner en efficacité.
✓ +20% de trésorerie grâce à un accès immédiat aux documents de transport sur la plateforme !
Les connexions TMS/logiciels qui peuvent vous faire économiser encore plus
Le groupage automatisé et l’optimisation du dernier kilomètre jouent aussi leur rôle dans le gain financier et le retour sur investissement. Si votre TMS est connecté à des logiciels d'optimisation de tournées ou de calepinage, le budget transport peut enregistrer une baisse de :
3% grâce à l’optimisation de temps ;
5% grâce à l’optimisation du remplissage du camion et des kilomètres parcourus (et ainsi, réduction de l'empreinte carbone par transport).
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Le saviez-vous ? Le prix du TMS représente généralement moins de 10% des gains réalisés.
En combien de temps ?
Le prix que vous avez investi dans votre TMS sera récompensé en fonction de votre budget transport. Pour les petites sociétés, le TMS peut mettre entre 1 et 2 ans à être rentable : le temps que toutes les équipes aient construit leurs repères et maîtrisé les nouveaux process.
Que cela ne soit pas une source de découragement ! Le prix du TMS n'est pas un frein à votre croissance mais un investissement long terme.
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