Comment choisir son TMS : faut-il privilégier le SaaS à l'interne ?

Vous êtes en plein questionnement sur l’adoption d’une solution TMS et une question s’impose : faut-il acheter un logiciel TMS en mode SaaS ou le monter de A à Z en interne ? Dashdoc vous aide à comparer et à faire le point sur ces deux modes de fonctionnement.

Logiciel TMS : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Aujourd’hui, nombreuses sont les entreprises du secteur du TRM (transport routier de marchandises) à avoir recours à une application ou un logiciel TMS Transport pour être plus efficaces dans leur activité de transporteur ou de chargeur et augmenter leur rentabilité. Et pour cause : les différentes sociétés peuvent réaliser jusqu’à 10% d’économies grâce à un outil de gestion de transport. Mais, pour commencer, qu’est-ce qu’un logiciel TMS exactement ? Comment fonctionne-t-il ?

Définition du TMS

Un logiciel TMS est un système d’information, plus concrètement un outil, dédié à la gestion de vos transports si vous possédez une flotte de véhicules, ou à votre activité transport si vous êtes chargeur.

"Colonne vertébrale" ou grand support d’une société de transport, c’est une aide puissante qui permet la gestion de transport de la saisie jusqu’à la facturation. Au sein du TMS transport vous retrouvez des fonctionnalités importantes comme :

• La saisie ;

• La planification ;

• La facturation avec la centralisation des grilles tarifaires ;

• Potentiellement le portail client, la digitalisation, la gestion de parc et le calcul CO2 par transport.

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Quel est le rôle du logiciel TMS ?

Le Transport Management System est un auxiliaire dans votre quotidien en tant que transporteur ou chargeur. Il vous aide à vous concentrer sur votre coeur de métier.

Le logiciel couvre surtout des besoins :

• D’optimisation du temps passé à effectuer des tâches administratives ou logistiques ;

• De traçabilité concernant sa flotte de camions ou ses prestataires

• De dématérialisation de documents de transport de marchandises nécessaires au bon déroulement des missions de chargements et déchargements : la lettre de voiture papier devient la lettre de voiture électronique, aussi appelée eCMR.

Comparaison entre logiciel TMS SaaS ou développé en interne ?

On peut distinguer plusieurs modes de fonctionnement pour un Transport Management System : le mode SaaS, la licence ou la construction d’un outil interne, complètement personnalisé. Dans cet article nous nous concentrons principalement sur le mode SaaS et le TMS sur mesure, la licence étant de moins en moins plébiscitée.

Aujourd’hui sur tous les projets de prise en main de TMS, on estime que ¾ concernent des modes SaaS et ¼ concernent des modes licence.

Optimiser ses activités transport : le TMS en mode SaaS est-il le plus adéquat pour vous ?

Définition des trois modes disponibles : SaaS, licence ou sur-mesure ?

Le TMS disponible en mode SaaS

Un TMS en SaaS (web) fonctionne grâce à la connexion aux outils qu’un transporteur possède déjà : via un système API. L’API connecte vos outils entre eux et vous évite une ressaisie des mêmes informations.

Un mode SaaS signifie avant tout que vos données sont accessibles en ligne et depuis tout support (mobile, tablette, ordinateur), ce qui facilite grandement les échanges d’informations et vous permet d’être connecté à tout endroit.

Dashdoc déploie par exemple un TMS destiné aux chargeurs ou aux transporteurs en mode SaaS, un outil efficace mais surtout connecté, collaboratif et intuitif.

Le TMS disponible en licence

Le système d’information disponible en licence fonctionne à la manière d’un achat “traditionnel”. Concrètement, en tant que transporteur ou que chargeur, vous achetez le logiciel et vous en devenez le propriétaire. Vous possédez ainsi :

• La base de données du logiciel ;

• Le serveur qui héberge tous les éléments de réseau.

Le logiciel sur-mesure

Le logiciel TMS sur-mesure est, comme son nom l’indique, construit en interne pour répondre spécifiquement à vos besoins, au sein de votre entreprise. Il correspond exactement au secteur, aux attentes et aux obligations de celle-ci. Une entreprise qui réalise des transports dans le BTP n’aura pas les mêmes obligations qu’une entreprise qui transporte des denrées agricoles par exemple. C’est le dirigeant de la société qui mobilise une équipe en interne afin de développer cette solution unique sur le marché et sur laquelle il aura entièrement la main.

Il faut donc compter sur un temps de recherche et développement assez long, des périodes de test récurrentes : c’est un coût de temps et de gestion considérable.

Quels sont les avantages du SaaS ?

Le TMS disponible en mode SaaS a beaucoup de cordes à son arc. Les avantages d’un tel outil transport sont :

• La facilité d’installation : vous n’avez besoin de procéder à aucune installation directe ou à une maintenance. Les améliorations se font au fil de l’eau et en continu car il s’agit de nouvelles versions mises à jour sur les serveurs ;

• Le coût d’investissement : le prix d’un TMS en SaaS est moins important à l’achat qu’une licence ou qu’un TMS sur mesure, qui coûte cher à développer, mais il faut le payer à la manière d’un abonnement forfaitaire. Toutefois il n’est pas nécessaire d’acheter un matériel spécifique avec le mode SaaS puisque le partage des données sur les serveurs mutualise les coûts ;

• La sécurité : les données que vous mettez en ligne sont sauvegardées automatiquement et chaque jour. Vous ne perdez donc aucun précieux document. Ceux-ci sont accessibles en ligne par toute l’équipe et les partenaires. L’absence d’un collaborateur ne freine pas l’accès à un document ;

• La connexion totale, partout et n’importe quand (depuis n’importe quel support 24h/24) : et cela même si l’accès à Internet vous est impossible pendant un certain moment. Vos données sont sauvegardées, mises à jour et récupérées dès que la connexion se rétablit ;

• La fluidité de déploiement : si vous ouvrez un nouveau bureau ou que vous accueillez une nouvelle équipe, le déploiement se fait rapidement, il n’y a pas de répercussion sur votre système d’information.

Connexion et prise en main rapide avec un TMS en mode SaaS

Quels sont les avantages du logiciel TMS en interne ?

Le fait de construire son TMS transport ou chargeur en interne peut apporter certains avantages comme :

• Une prise en compte accrue des problématiques de votre entreprise ;

• Les frameworks et les langages informatiques sont donc développés par la suite seulement, tout comme l’interface web et mobile que vous utiliserez.

Autrement dit, vous avez le contrôle sur presque tous les paramètres.

Mais cela requiert de savoir précisément ce que vous voulez piloter comme indicateurs au départ du projet et quelles fonctionnalités vous voulez développer.

Quel est le plus cher entre un TMS en mode SaaS et un TMS sur-mesure ?

Le coût d’un logiciel de transport construit en interne se calcule sur la base de la durée du projet. Que comprend ce prix ?

• La conception de l’interface utilisateur mais aussi de l’expérience utilisateur, pour que celle-ci soit la plus fluide possible ;

• Le développement du produit en amont mais aussi en aval, pour fournir des améliorations ou établir des corrections quand cela est nécessaire ;

• L’automatisation des procédures et la création de tests techniques et utilisateurs pour assurer une qualité optimale du logiciel.

Le prix du TMS sur mesure dépasse souvent largement les 40 000 €, qui constitue un prix minimal de base pour un TMS en mode SaaS (même s’il faut être conscient des “coûts cachés” et d’un abonnement renouvelé), auquel il faudra ajouter les fonctions que vous jugez essentielles pour votre société et des développements spécifiques pour une application mobile.

Tableau comparatif TMS sur mesure et TMS SaaS

De manière générale, les sociétés de transporteurs ou de chargeurs utilisant un TMS en mode SaaS recommandent sa praticité et son évolutivité.

FAQ (Foire Aux Questions)

Qu'est-ce qu'un logiciel TMS ?

Un TMS, Transport Management System, désigne un outil d’aide à la gestion de transport. C’est un logiciel déployé dans votre système informatique, qui vous aide à obtenir une meilleure vision de vos missions liées au transport, à gérer vos flux de marchandises et à anticiper les événements sur la chaîne logistique en bénéficiant d’une vue complète sur celle-ci.

Quel est le meilleur TMS ?

Afin de choisir le Transport Management System qui vous soit le plus bénéfique, il faut que vous cerniez vos besoins. Ceux-ci sont, de façon logique, propres à l’industrie dans laquelle vous travaillez. De manière générale, les questions suivantes reviennent : dois-je prendre un logiciel TMS transporteur ou chargeur ? Quel budget suis-je prêt à investir dans cet outil ? Quel est le ROI que je vise ? Vais-je avoir besoin de cet outil en France seulement ou à l’étranger ? Qui pourra être formé dans mon équipe pour l’utiliser ?

Comment fonctionne un TMS ?

Comme évoqué dans l’article, un TMS peut fonctionner en mode SaaS (reposant sur le système du Cloud et la connexion Internet permanente), sous forme de licence ou bien directement depuis votre système informatique si vous l’avez développé de façon interne à l’entreprise et mobilisé une équipe de développeurs sur le sujet.

Qui utilise un TMS ?

Un TMS est aussi bien destiné aux transporteurs qu’aux chargeurs. Les exploitants et les chauffeurs tout comme les chargeurs, appelés “donneurs d’ordre”, qui commercialisent un produit et ont besoin d’un transporteur pour le faire transiter sur leurs différents sites régulièrement.