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Lorsque vous êtes responsable d’une activité transport au sein d’une entreprise, vous avez beau avoir des transports réguliers, des aléas sont toujours à prévoir. Pouvoir prévenir votre fournisseur, votre équipe logistique pour optimiser le chargement et le déchargement d’une livraison sont autant de mails et de coups de téléphone passés et qui vous prennent un temps conséquent… Comment centraliser toutes les données et donner un accès rapide à tous les acteurs des transports aux mêmes informations ? Comment dire adieu aux mails qui encombrent votre boîte de réception et vous concentrer sur de nouvelles missions ? Dasdoc lance son investigation.
Secteur du transport : un trop plein d’informations ?
Journée typique et communication
Nous ne vous apprenons rien en vous disant que tous les chargeurs doivent s’assurer que leur marchandise sera livrée en temps escompté sur un site précis. Ils forment souvent un lien ténu entre l’activité de transport et la supply chain.
Selon la taille de l’entreprise, le produit ou la matière en question, le fait d’avoir une flotte en propre ou non, le périmètre du responsable des transports change, mais son besoin de collecter des données demeure important.
L’accès à certaines informations est donc une priorité pour les chargeurs. Cela va être déterminant pour agir sur :
La qualité de service
La mise à jour des KPI
Le bilan carbone des transports et de l’entreprise a fortiori
L’optimisation des tournées
Le remplissage des camions et l’évitement du retour à vide…
Afin d’obtenir toutes les informations nécessaires et s’assurer que les transports sont bien réalisés au moment opportun, un chargeur jongle entre une flopée de mails, le téléphone, les notifications diverses…
“Avant nous échangions par mail, voire par faxe. Nous devions recevoir et émettre beaucoup d’appels pour localiser nos commandes.”
En somme, lorsque vous gérez une activité de transport, vous vous attendez à des imprévus et à des aléas. Le minimum est donc de travailler avec des outils qui vont rassembler toutes les données dont vous avez besoin et vous délivrer spécifiquement celles dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin. La centralisation des données va faire renaître la simplicité dans vos habitudes.
Un quotidien déjà saturé d’informations
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C’est sûrement déjà le cas au sein de votre entreprise, quel que soit le secteur, le recours à plusieurs outils de gestion est incontestable :
Word et Excel ;
Outil CRM pour le suivi clients ;
Outil de devis et de facturation ;
Outil de comptabilité ;
Outil de planification ou de gestion de projet…
Cette diversité est nécessaire, elle élève le niveau technologique de l'entreprise dans un fort contexte de digitalisation du transport routier. Mais, elle amène beaucoup de problèmes internes et peut se solder par une réduction de la performance des employés.
Dilapidation de l’information ;
Perte de temps pour retrouver un élément spécifique ;
Double saisie dans tous les logiciels ;
Pas d’accès à l’information en temps réel pour tous ceux qui sont concernés…
Centraliser les données et les informations d’une entreprise, vous l’aurez compris, devient une condition sine qua non pour travailler efficacement et faire croître votre entreprise.
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Les avantages de la centralisation de données
Obtenir une meilleure gestion en interne
Le partage des informations à tous et en temps réel a un avantage majeur : il coupe les intermédiaires et réduit le temps de latence !
Centraliser les informations en un même endroit vous permet de tirer vers le haut non seulement vos ressources humaines, qui accorderont plus de temps à des tâches à valeur ajoutée et se libéreront de la ressaisie, mais aussi vos finances et vos ressources technologiques, qui ne pâtiront pas des erreurs faites pour manque de communication.
Exemples concrets :
Transformation de documents de façon logique. Facturation disponible directement depuis la création du transport jusque dans votre outil de facturation et/ou de comptabilité
Partage de documents et aspect collaboratif renforcé. Même quand un collègue est absent, l’historique des opérations est consultable. Un exemple parmi d'autres, savoir qui facturer sans demander à la personne commerciale d’abord.
Améliorer et pérenniser sa relation avec les prospects et les clients
Une gestion interne qui rencontre des difficultés a forcément des conséquences sur la relation directe que vous entretenez avec vos clients. Afin d’assurer un bon suivi et de fidéliser au maximum vos clients, garder un historique de votre activité avec chacun et la diffuser avec l’employé de votre entreprise qui en a besoin, est primordial.
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Le saviez-vous ? Bain & Cie a mené une étude et prouvé qu’augmenter la fidélisation de ses meilleurs clients pouvait amener une hausse du Chiffre d’Affaires de 25 % à 55 %.
Les 2 piliers de la centralisation
L’automatisation des process
Afin de centraliser un maximum d’informations et que vous ayez dans les mains une vraie tour de contrôle, il faut accepter l’automatisation de beaucoup de process en interne.
L’identification des problèmes… pour la centralisation de solutions !
Analyser les facteurs bloquants (prestataire non prévenu d’un retard, ruptures de stock, incidents transport, etc...) peut vous permettre d’avancer bien plus vite et de proposer des solutions non pas seul mais avec l’ensemble des acteurs concernés.
Le TMS est-il la bonne solution pour centraliser les données ?
Ce n’est pas la seule solution mais c’en est une qui tâche d’être la plus complète possible !
Le TMS, c’est quoi ?
A l'image de la solution TMS proposée par Dashdoc, un Transport Management System, c’est un logiciel de gestion de transport en ligne ! Sélection de transporteurs, planification des opérations de transport, suivi des statuts, facturation, maîtrise des KPI avec un tableau de bord spécifique, les fonctionnalités sont diverses.
Un TMS Transport fonctionne par API, c'est-à-dire qu’il peut traiter les données qui proviennent elles-mêmes d’autres logiciels ou serveurs et les intégrer dans sa propre interface.
Télématique, bourse de fret, outil de comptabilité, de facturation, et bien d’autres, ils se connectent et communiquent avec votre TMS !
Ce logiciel devient aujourd’hui incontournable dans la fluidité de la gestion des transports.
Eviter la rechercher sur divers supports
La multiconnexion permet de remonter toutes les informations nécessaires sans se perdre dans tous les onglets et les logiciels à disposition. Fini d’ouvrir Excel puis ses mails puis ses pièces jointes puis son outil de comptabilité, etc.
Affichez la position des camions, remorques, etc…
Envoyer une information à une multitude de destinataires en un clic
Adieu les emails incessants et les coups de téléphone à répétition. Plusieurs fonctionnalités vous allègent les croisements d’informations et les erreurs :
Les grilles tarifaires intégrées : dès qu’un transporteur partenaire vous fait parvenir ses grilles tarifaires, il est possible de les intégrer à votre TMS. Consultez les prix directement depuis la création de votre Ordre de Transport. Cela s’avère particulièrement utile pour les transporteurs routiers à qui vous allez souvent faire appel.
La demande de devis accélérée (Request for Quotation) : la mission que vous voulez attribuer à un transporteur habituel de rentre pas dans la grille tarifaire qu’il vous a communiquée ? Depuis le TMS, faites directement une demande à votre contact privilégié, il la recevra sous la forme d’un mail.
La prise de rendez-vous sur site : plutôt que d’appeler et d’attendre une réponse, les transporteurs peuvent booker un créneau de réservation sur site, ce qui dégage l’entrée de l’entrepôt, réduit les risques d’attroupements et d’accidents au sein de l’entreprise, ce que propose la solution Dashdoc Flow.
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Optimisez la sécurité de vos employés et de vos transports !
Un accident sur site est si vite arrivé... Le protocole de sécurité est un moyen à votre portée pour optimiser la sécurité et la diffuser chez votre transporteur.
Lire l'articleL’application chauffeurs : un vrai plus
Bonus pour les utilisateurs d’un TMS Transporteur : l’application chauffeur qui va de pair avec le logiciel.
Les conducteurs routiers peuvent recevoir et trier les informations de manière instantanée.
Exemple d’actions réalisables : acceptation des missions directement depuis l’application, vérification de leur parcours, remplissage des lettres de voitures électroniques (eCMR), émissions de réserves, validation du transport.
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