Les enjeux d’une bonne gestion de la facturation dans son entreprise de transport routier

Facturer vite et bien, c’est plus facile à dire qu’à faire, d’autant plus dans une entreprise de transport où il y a souvent énormément de transports effectués à la journée, beaucoup de contrôles à mettre en oeuvre mais également beaucoup de documents à trier et archiver. Et ce, quel que soit le secteur d’activité ! Pourquoi est-il important d’avoir une bonne gestion de la facturation dans le transport routier ? Comment faire pour être à jour et accorder moins de temps à cette tâche ? Dashdoc revient sur la problématique de la facture et vous aide à y voir plus clair pour faciliter votre activité de transport.

L’importance de la facturation dans le transport

Une facturation en continu

En tant que transporteur de marchandises, patron chauffeur ou responsable de comptabilité, l’édition de documents comptables et plus encore de factures fait partie intégrante de votre quotidien.

Il devient évident qu’une bonne gestion de la facturation dans le transport vous fait gagner du temps… mais aussi de l’argent.

Mais quels sont les éléments essentiels à la facturation dans le transport ?

Les documents de transport à rassembler pour éditer une facture de transport correctement sont :

• La confirmation d'affrètement ;

• La lettre de voiture ;

• La facture en elle-même.
  

• La confirmation d'affrètement met en avant la nature et la relation commerciale entre les deux parties. Il sera utile pour décrire les marchandises à transporter, le prix de la prestation et les conditions de service. 

• La lettre de voiture a une mission : elle doit indiquer que la livraison a bien eu lieu. Elle sert de garantie pour toutes les parties impliquées dans le transport : expéditeur, transporteur et destinataire.

• La facture, quant à elle, a une valeur légale, elle vient boucler la boucle et finalise la transaction. C’est la pierre angulaire de l’administration de l’entreprise, notamment pour ce qui est des déclarations fiscales. Il faut pouvoir la présenter en cas de contrôle.
  

Le besoin de dématérialisation de la facture dans le secteur du TRM

Si l’on multiplie tous ces documents par le nombre de transports effectués en une année, l’on se rend vite compte que la somme de documents administratifs et de factures est très volumineuse ! C’est pour cette raison que beaucoup d’entreprises de transport disposent d’une salle d’archives, totalement dédiée au classement de ces documents année après année.

C’est malheureusement aussi la raison pour laquelle beaucoup de transporteurs s’arrachent les cheveux sur la facturation pour cause de lettre de voiture manquante, abîmée, perdue, de facture arrivant trop tard, etc. Ce qui peut parfois mener à un manque de fluidité dans la relation avec les chargeurs... ou pire, à l'oubli de la facturation d'un travail pourtant effectué !

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Quels sont les avantages de la eCMR ?

L'eCMR (lettre de voiture dématérialisée) peut vous faire gagner un temps précieux mais pas seulement ! Lisez tous les avantages qu'elle peut représenter pour votre activité transport.

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Le rôle clef de l’eCMR dans la facturation du transport routier

Avant de lancer sa solution TMS, logiciel de gestion de transport connecté, Dashdoc était spécialisé dans la dématérialisation des lettres de voitures. Les clients qui ont commencé par utiliser la lettre de voiture électronique avant de passer au TMS transport, ont vu des résultats positifs et surtout, très concrets, changer leurs habitudes de travail.

Laurent Testaud, dirigeant de la société de transport sous température dirigée Mat Power avait fait le choix de Dashdoc pour soutenir l’innovation dans son entreprise et automatiser un grand nombre de process peu efficaces. Le résultat sur la facturation ne s’est pas fait attendre. 

Les avantages de l'eCMR pour la facturation électronique dans le transport

Pour résumer en quelques lignes les points forts de l’eCMR et de la gestion de la facturation en ligne pour une entreprise de transport routier, nous pourrions dire que : 

• La facture en ligne n’a rien à envier à la facture papier, elle a la même valeur juridique ;

• L’eCMR fait gagner un temps précieux (de 3h à 10 jours gagnés par mois selon les tailles d’entreprise) ;

• L’eCMR réduit drastiquement le risque d’erreur ;

• La lettre de voiture électronique diminue le temps de facturation et donc le temps de paiement, un bénéfice important pour une trésorerie positive.

Mais, pour bien facturer, il faut connaître les différents supports et les étapes à respecter. Les connaissez-vous bien ?

Comment facturer une prestation de transport ?

Comme tout modèle de facture, celui qui est en cours dans les prestations de transport a des caractéristiques bien à lui, il faut au moins respecter les mentions suivantes pour que la facturation se déroule correctement.

Les éléments obligatoires pour bien facturer

La question de la langue pour la facture

La facture doit être établie en langue française et en euros. Toutefois, si le client réside dans un pays non-francophone et utilise une devise différente, vous pouvez envoyer une version de la facture traduite dans la langue et la devise de ce dernier.

Les mentions figurant sur la facture

Afin de bien facturer un transport de marchandises, les mentions suivantes sont obligatoires :

• Le titre de la Facture : le titre doit impérativement apparaître sur l’en-tête ;

• Le numéro de facture : la série doit être chronologique et continue ;

• La date d'émission de la facture : il s’agit de la date à laquelle la facture a été réalisée ;

• Les coordonnées du client : le nom ou la raison sociale, l’adresse, le n° de TVA éventuel doivent figurer sur la facture ;

• Les coordonnées du prestataire : cette fois, c’est votre nom ou votre raison sociale, votre adresse, votre n° de TVA ;

• La description : les marchandises doivent être décrites le plus précisément possible ;

• Les taxes : la TVA ;

• Les frais supplémentaires : cela peut concerner les frais d'emballage et de transport ;

• Le montant total : il doit apparaître en HT (sans taxes) et TTC (avec la TVA).

Si l’entreprise pour laquelle vous travaillez n’effectue que des opérations sur le territoire national, vous serez sûrement taxé au taux dit “normal”, à 20%.

Pourquoi utiliser un logiciel spécialisé pour la facturation ?

Le logiciel de transport, comme cité auparavant, et le logiciel de facturation, sont les solutions informatiques qui automatisent la gestion : 

• des confirmations d'affrètement ;

• des factures ;

• le suivi des paiements pour des opérations simples de gestion commerciale.

Certains logiciels permettent de suivre en temps réel le niveau de trésorerie de l’entreprise et autorisent des paiements en ligne.

Au-delà du logiciel utilisé, c’est tout le système de facturation et ceux qui l’appliquent qui sont importants dans la gestion de l’entreprise. C’est pourquoi Dashdoc a tenu à rassembler des témoignages et des informations sur le sujet au cours d’un webinaire le 8 décembre 2022.

Témoignages et conseils clef d’une bonne gestion de la facturation au sein de son entreprise de transport routier

Webinaire sur la facturation : contexte et présentation

Alors que le déploiement de la facture électronique a lieu entre juillet 2024 et 2026, la lettre de voiture électronique devient un pilier incontournable de cette transition pour les sociétés de transport. Deux intervenants, Jean-Baptiste Boon, en charge de la gestion et de la finance chez Eco Valorisation mais aussi Yohann Tard, directeur administratif et financier de CIE, ont donné leur vision sur les transformations qu’ils ont mis en oeuvre au sein de leur entreprise afin de facturer vite et bien.

Pourquoi revoir son process de facturation ?

Pour la réglementation et les contrôles

D’après Jean-Baptiste Boon, les enjeux partent avant toute chose des réglementations imposées et donc des nouvelles lois finances, il faut se mettre à la page. La comptabilité, avant même de parler de la facturation, doit être bien détaillée pour l’administration fiscale et les contrôles. Toutes les catégories des produits sont bien détaillées : logistique, transport et autres. Les comptes produit personnalisés permettent d’ailleurs de faire en sorte que tout soit plus précis, et d’arriver avec un compte de résultat détaillé.

Si toutes ces étapes sont bien respectées, cela permet finalement de calculer la rentabilité de chaque secteur, ce qui a été mis en place avec Pennylane.

Pour l’obligation de dématérialisation

Au sein de CIE, Yohann souligne que la mise en place de la dématérialisation des documents a été assez rapide car la plupart des fournisseurs y sont déjà habitués. Certains continuent d’envoyer des courriers mais cela reste minime. Le passage à l’utilisation d’outils modernes comme Dashdoc et Pennylane a permis d’économiser beaucoup de papier et d’intégrer directement les ordres de transport et les lettres de voiture dans le système. 

Quelles bonnes pratiques sont conseillées pour suivre sa facturation de façon optimale dans le transport ?

Les problèmes les plus fréquents pour la facturation

Commençons par lister les problèmes les plus rencontrés et comment y remédier grâce à une bonne méthode de facturation. 

Pour CIE, il s’agit d’une exploitation de transport particulière où chaque secteur international crée ses propres ordres de transport et où tout était contrôlé au cas par cas. Le plus difficile était alors de familiariser les exploitants avec l’informatisation des process. Cette mise en place a mis du temps mais le contrôle s’est allégé.

Pour Eco Valorisation, l’un des plus grands maux est la gestion des relances clients. Les relances régulières pratiquées avant étaient jugées trop “artisanales”. Il faut toujours avoir des contacts réguliers avec son client car des problèmes peuvent se révéler juste avant l’échéance (une pièce de la facture disparue ou une facture non reçue). Les problèmes récurrents étaient donc la relance et la gestion des documents justificatifs, souvent intrinsèquement liés.

Comment gagner du temps et améliorer dans la facturation pour le transport ?

Une grande partie des tâches peut être automatisée ! C’est ici que Dashdoc, logiciel de transport connecté et intégré à notre logiciel de facturation, intervient. Les lettres de voiture papier prenaient trop de temps et étaient gérées par trop de personnes. Ceux qui travaillent beaucoup avec Excel, ce qui représente la majorité des employés dans la comptabilité, ont beaucoup à gagner avec l’utilisation de l’automatisation, d’un TMS notamment. Une heure de temps passée à installer les process peut faire gagner énormément en rentabilité sur le long terme.

A cela, s’ajoutent des délais de traitement et paiement fournisseurs grandement améliorés. 

La transition vers un nouvel outil de pilotage dans le transport : difficile pour la comptabilité et la facturation ?

Alors que la nouvelle utilisation du logiciel a été implantée et normalisée chez Eco Valorisation, elle est encore en train de se mettre en place chez CIE. Les deux sociétés pointent tout de même du doigt quelques défis durant cette phase de transition entre deux outils. 

• Le reparamétrage de tous les comptes et de l'entrée des données, dû au volume important de conducteurs et de moyens. Cela passe notamment par l’adaptation de l’outil comptable au TMS et à l’outil de facturation : vérification de chaque compte client pour le rendre conforme aux nouveaux standards ;

• La conduite du changement : la résistance humaine peut être très forte devant le changement des habitudes. Certaines personnes au sein de l’entreprise vont soulever des problématiques qui, finalement, ne sont pas de réels obstacles à l’installation d’un nouvel outil. Il est important de capitaliser sur un chef de projet qui va connaître en profondeur le logiciel de facturation d’un côté et être prêt à répondre aux inquiétudes d’un autre.

Questions complémentaires à la facturation dans le transport

Plusieurs questions subsistant au cours du webinaire ou revenant de façon régulière lorsqu’on évoque la facturation au sein de Dashdoc, voici quelques éléments complémentaires pour aider à la facturation et la comptabilité des transports.

Comment calculer le coût de mon transport de marchandises ?

Le calcul du coût du transport routier s'effectue en utilisant le ratio entre les coûts kilométriques (CK), les coûts conducteurs (CC) et les coûts journaliers (CJ). Pour obtenir le coût total, on additionne CK, CC et CJ, puis on divise la somme par le nombre de kilomètres parcourus. Cette méthode permet d'obtenir une estimation des coûts associés au transport routier et de chiffrer son activité de transport.

Comment comptabiliser un transport ? 

Pour comptabiliser un transport, vous devez créditer le compte "Fournisseurs" (compte n° 401) ou "Transporteurs" (compte n° 411) pour enregistrer la dette envers le transporteur, celui qui réalise le transport. Ensuite, il faut débiter le compte "Frais de transport" (compte n° 627) pour enregistrer les coûts. 

Il faut porter une attention particulière aux taxes et autres charges dans le débit du compte approprié, par exemple, "Taxes sur les ventes" (compte n° 445) ou "Droits de douane" (compte n° 651). 

Vérifiez que les comptes correspondent bien à la fin de la période pour garantir une comptabilité précise.