Comment comptabiliser une facture de transport routier ?

Savoir comment comptabiliser correctement une facture de transport routier est une compétence incontournable même si vous êtes doté d'un bon TMS Transport ! Cela permet non seulement d'assurer une transparence financière, mais également de faciliter le suivi et l'optimisation des coûts logistiques. 

A l’inverse, une mauvaise comptabilisation peut avoir des conséquences désastreuses !  Erreurs dans les états financiers, trou dans le budget et sanctions en cas de non-respect des normes comptables, peuvent être cités parmi les exemples. 

Quelles pratiques adopter pour éviter le pire… ou avoir une facturation aux petits oignons ?

Etape 1 : Collecte et vérification des informations

Garantir la précision comptable

La collecte exhaustive des documents de transport, y compris les factures, les bons de livraison, et les contrats, est la base d'une comptabilité précise. Chaque document fournit des informations essentielles pour suivre les dépenses, les revenus et les obligations financières liées aux opérations de transport. Sans ces documents, il est difficile, voire impossible, de saisir correctement les transactions dans les livres comptables.

Éviter les litiges et les erreurs

Lorsque tous les documents de transport sont collectés et vérifiés, cela contribue largement à réduire le risque de litiges et d'erreurs. Vous disposez de preuves solides pour résoudre tout désaccord avec les transporteurs ou les clients. De plus, vous minimisez les risques d'erreurs de comptabilisation dues à des données manquantes ou incorrectes.

Conformité fiscale

La collecte complète des documents de transport est essentielle pour rester en conformité avec les réglementations fiscales. Les autorités fiscales exigent souvent que les entreprises conservent des documents complets et précis pour justifier leurs déductions fiscales et leurs transactions. En cas d'audit fiscal, la disponibilité de ces documents est cruciale pour prouver la conformité.

Analyse des coûts et de la performance

La collecte complète des documents de transport permet également d'effectuer des analyses approfondies des coûts et de la performance. Vous pouvez examiner les dépenses par transporteur, par itinéraire, ou par période, ce qui vous aide à identifier des opportunités d'optimisation et à prendre des décisions éclairées pour l'efficacité opérationnelle.

Éléments clés à vérifier

Il ne suffit pas de collecter les documents de transport, il faut aussi les contrôler. S’assurer que chaque détail présent est bien véridique. Même si cela peut paraître évident, voici une liste d’éléments clefs à regarder de près :

• Les montants : Vérifiez que les montants facturés correspondent aux tarifs convenus dans les contrats ou les accords de service.

• Les dates : Assurez-vous que les dates figurant sur les documents correspondent à la réalité et qu'elles correspondent aux dates de livraison ou de chargement.

• Les adresses : Vérifiez que les adresses de chargement et de livraison sont correctes et correspondent aux informations contractuelles.

• Les numéros de référence : Assurez-vous que les numéros de référence sur les documents correspondent aux numéros de suivi des opérations pour faciliter le suivi.

Etape 2 : Création du dossier de comptabilité

Transport et comptabilité : un travail ordonné

L'organisation des documents de transport dans un dossier de comptabilité dédié est le secret d’une gestion efficace de la documentation comptable. Voici comment vous pouvez procéder :

Créez un dossier physique ou numérique dédié :

• Pour les dossiers physiques, utilisez des classeurs ou des chemises avec des étiquettes claires pour chaque catégorie de documents (factures, bons de livraison, contrats, etc.).

• Pour les dossiers numériques, créez des répertoires distincts sur votre système de gestion de documents ou dans le cloud, en utilisant des noms de dossier logiques.

Classez les documents par ordre chronologique :

• Pour les factures, organisez-les par date d'émission.

• Pour les bons de livraison, classez-les par date de livraison.

• Pour les contrats, organisez-les par date de signature ou de validité.

Étiquetez les documents avec des informations clés :

• Ajoutez des étiquettes ou des annotations aux documents pour indiquer des informations cruciales, telles que le numéro de commande, le numéro de suivi, le nom du transporteur, et le montant total.

Utilisez des feuilles de suivi ou des tableaux récapitulatifs :

• Créez une feuille de suivi ou un tableau récapitulatif pour consigner les détails essentiels de chaque document, y compris les dates, les numéros de référence, les montants, et les parties impliquées. Cela facilite la recherche et la référence rapide des documents lorsque nécessaire.

Mettez en place une politique de conservation :

• Déterminez combien de temps vous devez conserver chaque type de document en fonction des exigences légales et fiscales de votre pays. Ensuite, suivez cette politique de manière stricte.

Est-ce que vous numérisez les documents pour une gestion plus efficace ?

Réduction de la paperasse, facilité d'accès aux documents et possibilité de partager rapidement les informations avec les membres de votre équipe : voici les bénéfices de la numérisation des documents. 

Quelques autres conseils pour l’organisation des documents

Organisez vos fichiers numérisés :

• Créez des dossiers numériques dédiés pour stocker les fichiers numérisés, en suivant la même structure d'organisation que celle que vous avez utilisée pour les documents physiques.

Optez pour le stockage en ligne :

• Utilisez des services de stockage en ligne sécurisés (comme Dropbox, Google Drive, ou OneDrive) pour sauvegarder vos fichiers numérisés. Cela vous permet d'accéder aux documents depuis n'importe où et de les partager facilement avec d'autres membres de l'équipe.

Synchronisez vos documents :

• Assurez-vous que vos documents numérisés sont régulièrement sauvegardés et synchronisés avec votre système de gestion de documents pour éviter toute perte de données.

Etape 3 : Saisie comptable

• Scannez ou entrez manuellement la facture dans votre système comptable

• Le logiciel vous aide à catégoriser les différents éléments de la facture pour y attribuer chaque coût au compte approprié, par exemple, les frais de transport vont aller dans le compte charges spécifique et les taxes associées vers le compte de passif, en attente de paiement.

• Vérifiez l’écriture comptable

• Validez l’écriture comptable 

La double saisie peut encore une fois être évitée si votre logiciel de gestion des transports est performant.

Une fois validée, la facture ne peut pas être modifiée, il faudra en créer une nouvelle pour annuler la précédente. 

En résumé, n’importe quelle modification, annulation, correction de facture validée doit apparaître sur le logiciel. Les factures ne peuvent tout simplement pas disparaître, elles sont éditées avec un numéro unique chronologique. Il ne peut pas y avoir de trou, il faut pouvoir justifier chacune d’elle.

Etape 4 : Vérification et rapprochement

Cette phase permet de s'assurer que toutes les informations saisies correspondent parfaitement aux documents sources et reflètent la réalité financière de l'entreprise. 

Dans le cas d'une facture de transport routier, cela implique de vérifier que les montants des frais de transport, des taxes, et de tout autre coût associé sont correctement enregistrés et attribués aux bons comptes. 

Le logiciel de comptabilité joue un rôle clé dans cette étape, offrant des outils et des fonctionnalités qui facilitent le rapprochement des comptes : 

• Comparaison rapide et efficace des écritures comptables avec les relevés bancaires et les factures fournisseurs.

• Identification et correction immédiates, afin de maintenir l'intégrité des données comptables. 

C’est le moment pour détecter d'éventuelles irrégularités ou fraudes, et de s'assurer que toutes les transactions sont légitimes et conformes aux normes comptables en vigueur.

Etape 5 : Gestion des taxes et des déductions

Les frais de transport sont souvent assortis de différentes taxes, telles que la TVA ou les accises, qui doivent être traitées avec minutie pour assurer la conformité fiscale de l'entreprise.

L’entreprise est-elle ou non redevable de cette taxe sur la valeur ajoutée ? Si tel est le cas, l’entreprise doit s'assurer de collecter et de reverser correctement la TVA à l’administration fiscale. Cela implique de créer et de maintenir des comptes dédiés à la TVA dans le logiciel de comptabilité, permettant ainsi un suivi précis des montants collectés et dus.

En ce qui concerne les accises, qui sont des taxes spécifiques appliquées à certains types de marchandises ou de services, il est crucial de connaître les règles et les taux en vigueur pour les calculer correctement et les intégrer dans la facture de transport.

Enfin, il convient également de prendre en compte les déductions éventuelles. Certains coûts liés au transport routier peuvent être déductibles fiscalement, offrant ainsi l’opportunité de réduire le montant de l’impôt dû par l’entreprise. Pour bénéficier de ces déductions, l’entreprise doit être en mesure de justifier les dépenses et de les documenter de manière adéquate dans sa comptabilité.

Etape 6 : Paiement et archivage

Si vous êtes équipés d’un TMS qui vous permet le partage du proforma et d’un bon logiciel de comptabilité, vous disposez normalement de fonctionnalités qui facilitent ce processus. Vous pouvez ainsi réaliser des paiements directs via le système, ou intégrer les données pour un paiement via d’autres moyens bancaires. Il est important de s'assurer que le paiement est effectué dans les délais pour éviter les pénalités de retard et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.

Après le paiement, l'étape finale est l'archivage de la facture et de toutes les données associées. 

Gardez une trace de toutes les transactions effectuées par l'entreprise, pour fournir des preuves lors des audits et des contrôles financiers. 

Le logiciel comptable joue un rôle clé ici, car il permet de stocker de manière sécurisée toutes les informations, tout en les rendant facilement accessibles en cas de besoin, la durée des documents de transport étant toujours un élément à prendre en considération.

Etape 7 : Automatisation de la comptabilisation

En substituant les processus manuels par des solutions automatisées, les entreprises peuvent : 

• significativement réduire le temps consacré à la saisie des données 

• minimiser les erreurs humaines 

• assurer une plus grande précision dans leurs comptes.

Parmi les outils et logiciels spécialisés disponibles sur le marché, des solutions comme Sage, Pennylane ou encore Dashdoc si vous avez besoin d’aller jusqu’à la préfacturation,  offrent des fonctionnalités avancées pour automatiser la comptabilisation des factures. 

Ces logiciels permettent non seulement la saisie automatique des données à partir des factures numérisées, mais aussi l’attribution précise des coûts aux comptes appropriés, et la gestion simplifiée des taxes et des déductions. De plus, ils offrent la possibilité d’intégrer directement les paiements et de faciliter l'archivage des documents, assurant ainsi une gestion complète et efficace des factures de transport.

En adoptant ces outils d'automatisation, les entreprises peuvent non seulement réaliser des gains de temps et de précision, mais aussi obtenir une visibilité améliorée sur leurs finances, facilitant ainsi la prise de décision et la gestion budgétaire. Il faut bien choisir le meilleur logiciel de facturation, c’est à dire celui qui s’adapte le plus à la situation de son entreprise.

Transport et comptabilité : vos questions en vrac

Avant toute chose, comment facturer un transport ?

Après avoir recueilli les documents de transport comme la lettre de voiture, les bons de livraison et les contrats, la personne en charge de la facturation doit saisir les informations clef comme la quantité de marchandises et les tarifs convenus. S’ensuit le calcul du coût de transport. Vient la génération de la facture grâce au modèle préétabli. Les coordonnées du client doivent y figurer ainsi que la modalité de paiement. Le contrôle de la facture fait, elle est envoyée directement depuis un logiciel de facturation, par mail ou par courrier. 

Quel compte comptable utilise-t-on pour le transport routier ?

En général, dans le transport routier, la comptabilité se joue sur ces comptes-ci si vous n’avez pas de flotte en propre : 

• Compte 601 - Achats de prestations de services, pour le coût des services de transport routier achetés auprès d’une société de transport. 

• Compte 605 - Achats de marchandises : si l’entreprise achète des marchandises qui seront transportées par voie routière.

• Compte 626 - Si l'entreprise loue des camions ou d'autres équipements de transport, les coûts de location sont enregistrés dans ce compte.

• Compte 401 - Fournisseurs : Les montants dus aux fournisseurs de services de transport ou de marchandises sont enregistrés dans ce compte en tant que passifs.

Et si vous possédez votre flotte de poids lourds : 

• Compte 635 - Entretien et réparations des véhicules utilisés pour le transport routier.

• Compte 411 - Clients : Si l'entreprise facture des clients pour les services de transport routier ou pour le transport de marchandises, les montants à recevoir des clients sont enregistrés dans ce compte en tant qu'actifs.

• Compte 401 - Comptes à payer divers : Les coûts accessoires liés au transport routier, tels que les péages, les frais de douane, ou les frais administratifs, peuvent être enregistrés dans ce compte. 

Quand utiliser le compte 624 ?

Le compte 624 est utilisé pour enregistrer les coûts directs liés aux services de transport, qu'il s'agisse de déplacer des marchandises, du matériel, des personnes, ou d'autres biens d'un endroit à un autre. C’est le cas pour le transport routier et cela comprend le transport de type messagerie.

Comment comptabiliser la facture du transitaire ?

Lorsque c'est l'entreprise de transit (le transitaire) qui émet la facture à son client (l'expéditeur ou le donneur d'ordre), la facture porte sur les services logistiques et administratifs fournis par le transitaire pour faciliter le transport de marchandises, y compris la coordination, la gestion des documents, la gestion des douanes, la planification logistique, etc.

Les éléments facturés comprennent généralement les honoraires du transitaire pour ses services, les frais administratifs, et éventuellement d'autres frais connexes.

Quels comptes utilise-t-on pour la facture du transitaire ?

En comptabilité doivent être enregistrées la facture du fournisseur et celle du transitaire. 

A l’importation, il faut débiter les comptes 

• 6224 “Rémunération du transitaire”

• 6241 “Frais de transport sur achats”

• 608 “Frais accessoires incorporés aux achats”

• 44566 “TVA déductible sur autres biens et services” 

Puis créditer le compte 401 “Fournisseurs”.

A l’exportation, il faut bien faire la différence avec le compte 6241 et choisir le compte 6242 “Frais de transport sur vente”, puis débiter le compte 411 “Clients”.