La durée de conservation des documents de transport

Chez Dashdoc, leaders de l'eCMR, nous sommes bien placés pour savoir que la durée de conservation des documents de transport varie en fonction de la nature des documents ainsi que des obligations légales ! Tous les acteurs du transports doivent régulièrement faire le point sur la validité de leurs documents afin de gérer leur entreprise conformément à la loi... et pour ne pas être pénalisé par les contrôles de l'administration ! Il est donc important de se mettre à la page et ce, pour tous les documents de transport.

A titre d'exemple, il est aussi important de savoir comment remplir une lettre de voiture que de connaître la durée de conservation de celle-ci.

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Comment remplir une lettre de voiture ?

Voici le guide ultime pour savoir comment remplir sa lettre de voiture : les informations obligatoires en cas de contrôle.

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Durée de conservation des documents sociaux

Les documents concernant le statut de la société ne sont valides que pour une durée de 5 ans, à la suite de la radiation de ladite société du registre de commerce. Quant aux documents ayant trait au bilan ou au compte de résultat, leur durée de conservation va jusqu’à 10 ans. À la fin de ce délai, ils ne seront plus valides.

Concernant les documents tels que les fiches de présence, les rapports du conseil d’administration, les rapports du gérant, les convocations… ils sont conservables pendant 3 ans.

Validité des documents de transport

Selon l’arrêté du 9/11/99, les documents de transport tels que la lettre de voiture et la feuille de location ont une durée de conservation de 2 ans.

Pour ce qui est du bordereau récapitulatif de chargement (groupage) ainsi que les feuilles d’expédition, leur durée de conservation, d’après l’arrêté du 11/02/91, est de 3 ans.

Enfin, la lettre de voiture déménagement et la CMR (lettre de voiture internationale) sont valides pendant 6 ans, selon le Code général des impôts.

Documents fiscaux

Les registres, les livres, les documents soumis aux droits d’enquête, de communication et de contrôle de la gestion administrative de la société pourront uniquement être conservés pendant un délai de 6 ans, d’après l’article L102B du livre des procédures fiscales.

Cette même disposition prend également en compte l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices commerciaux et non commerciaux, la cotisation foncière, les impôts directs locaux, la TVA, la valeur ajoutée des sociétés, etc.

Documents comptables

Le livre de registre comptable (livre d’inventaire, livre journal, grand livre) ainsi que les documents justificatifs (bon de commande, facture client, facture fournisseur, bon de réception, etc.) ont une durée de conservation de 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice.

Documents sur le personnel

Les bulletins de paie (qu’ils soient sous forme de double papier ou sous forme électronique) ont une durée de conservation de 5 ans. Cela concerne aussi tous les documents ayant trait avec les :

• Contrats de travail ;

• Salaires, primes et indemnités ;

• Régimes de retraite ;

• Soldes de tout compte ;

• Déclarations d’accident de travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie.

• Contrôles du CSE (comité social et économique) ;

• Observations de l’inspection du travail.

Pour ce qui est des documents ayant un rapport avec les charges sociales, la comptabilisation des jours ouvrés du personnel (sous convention de forfait), la taxe sur les salaires... ils ont une durée de conservation de 3 ans. Enfin, les calculs des horaires d’astreinte horaires, des employés, ... ont une durée de conservation d’une année.

Documents commerciaux

Les pièces bancaires, les pièces accompagnant le transport de marchandises et les contrats signés dans le cadre d’une relation commerciale ont une durée de conservation de 5 ans. Quant aux déclarations en douane, leur durée de validité est de 3 ans.

Les contrats d’acquisition ou de résignation de biens fonciers ou immobiliers possèdent une durée de conservation de 30 ans. Les autres documents tels que les factures fournisseurs ou clients, les correspondances commerciales (les bons de commande, les bons de livraison), les contrats conclus par voie électronique… ont une durée de conservation de 10 ans.

Que faut-il savoir sur la conservation des documents de transport ?

Bien conserver les documents de transport présente plusieurs avantages. Il est avant tout primordial de bien garder ces documents en cas de contrôle fiscal ou pour des résolutions de litiges.

La digitalisation des documents de transport

Parmi les méthodes de conservation des documents de transport, la digitalisation est l’une des plus efficaces. Non seulement c’est la clé pour un partage fiables et rapide de données, mais aussi elle vous confère un gain de temps considérable. Par exemple, Dashdoc met à la disposition des entreprises la lettre de voiture électronique.

La solution connectée d'e-CMR présente de nombreux avantages :

1) Faciliter la sauvegarde des documents de transport : pour sauvegarder vos documents, vous n’aurez plus à les ranger dans des placards ou étagères. Il suffit de le numériser et de le conserver sur un support numérique de votre choix.

2) Une meilleure sécurisation des documents : dans l’exemple de la lettre de transport, la digitalisation devient importante pour des questions de responsabilité et d’assurance. La numérisation garantit l’intégrité de ce contrat de transport tout assurant un archivage sécurisé.

3) La réduction d’utilisation du papier : l’utilisation de documents numérisés dans le secteur du transport routier permet de réaliser de belles économies sur les frais de gestion. En effet, l’usage d’encre, de papier et de frais postaux sera grandement limité.

Archiver les documents de transport

L’entreprise pourra facilement respecter les durées légales tout en assurant l’intégrité, la traçabilité, la disponibilité et la confidentialité des papiers archivés.

La conservation de l’authenticité du document nécessite toutefois une certaine expertise externe. Mais il s’agit d’un investissement qui vaut largement le coup, puisqu’il évite de payer des milliers d’euros d’amendes.

Enfin, il est important de savoir que le transporteur ne peut archiver les documents que dans le cas où ils ne contiennent pas des données personnelles.

Des sanctions pour modalités de conservation inappropriées

Le transporteur peut subir des sanctions lorsqu’il utilise des méthodes inappropriées pour la conservation des documents de transport. Aujourd’hui, la Commission Nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) fait preuve d’une sévérité particulière sur les contrôles.

Non seulement, la fréquence est accrue, mais les amendes sont également élevées, et ce, partout en Europe et pas seulement dans le secteur du transport. Récemment, la société d’assurance automobile Active Assurances a été invitée à payer une amende de 180 000 euros pour une mauvaise gestion des données confidentielles des clients.