Quel est le meilleur logiciel de facturation dans le transport routier ?

Le secteur du transport routier évolue rapidement, et pour rester compétitif, il est essentiel d'adopter des outils de gestion efficaces. Parmi ces outils, les logiciels de facturation jouent un rôle déterminant. Tout comme une solution TMS, ils permettent de gagner du temps. Comment ? En simplifiant un processus de facturation réputé contraignant et chronophage.

Que doit contenir un bon logiciel de facturation ?

Il existe de nombreux outils de facturation mais pour être certain que celui que vous choisirez est la perle rare, il doit contenir les modules suivants.

Liste des éléments incontournables 

• Génération de factures :

  • La capacité d’éditer des factures en quelques étapes simples (et donc en quelques clics !)

  • La personnalisation des modèles de facture pour refléter l'identité de votre entreprise.

  • La possibilité d'ajouter des logos, des coordonnées, et des informations légales à votre gré.

• Gestion des clients :

  • La possibilité de suivre les transactions et l'historique des factures pour chaque client.

  • Des filtres, fonctionnalités de recherche et de tri pour accéder rapidement aux informations client. 

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  Sachant que 2,5 milliards de factures sont émises chaque année en France, il est impératif de pouvoir retrouver facilement les dossiers de ses (nombreux) clients chargeurs à facturer ! (Chiffres de Cegid)

• Suivi du temps et des dépenses :

  • Des outils pour enregistrer et suivre le temps passé sur les projets ou les tâches.

  • La possibilité d'ajouter des dépenses et de les associer aux projets ou aux clients.

• Intégration de devises :

  • La prise en charge de devises multiples si vous faites affaire dans d’autres pays que la France.

  • La conversion automatique des montants en différentes devises avec des taux de change à jour.

• Options de paiement variées :

  • La possibilité d'accepter différents modes de paiement, tels que les cartes de crédit, les virements bancaires, les chèques, etc.

  • L'intégration avec des passerelles de paiement en ligne sécurisées.

• Automatisation des rappels de paiement :

  • Des rappels de paiement automatisés pour éviter les retards de paiement.

  • La personnalisation des paramètres de rappel en fonction de vos préférences.

• Suivi des paiements :

  • Un suivi automatique des paiements pour savoir quelles factures ont été réglées.

  • La possibilité de marquer les factures comme payées ou partiellement payées.

• Gestion des taxes et des taxes internationales :

• La capacité de calculer automatiquement les taxes en fonction de la localisation et des règlements fiscaux.

• Le respect des réglementations fiscales internationales si vous effectuez des transactions internationales.

• Rapports financiers :

  • La génération de rapports financiers pour suivre vos revenus, vos dépenses, et votre rentabilité.

  • Des tableaux de bord personnalisables pour visualiser vos données financières.

• Sécurité des données :

  • La sécurité robuste pour protéger les informations sensibles de vos clients et de votre entreprise.

  • La conformité aux réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD.

• Mobilité et accessibilité :

  • La possibilité d'accéder au logiciel de facturation depuis différents appareils (ordinateurs, smartphones, tablettes) et de n'importe où.

  • Des applications mobiles pour la facturation en déplacement.

• Intégrations :

  • L'intégration avec d'autres logiciels que vous utilisez, tels que la comptabilité, la gestion de projet, ou la gestion des stocks.

• Support client :

  • Un support client réactif pour résoudre les problèmes et répondre aux questions.

  • Des ressources telles que des tutoriels, des vidéos ou une base de connaissances.

L’importance de lister ses besoins

Beaucoup de facteurs peuvent influencer le type de besoins que vous aurez par rapport à votre logiciel de facturation. 

• Taille de la flotte : si votre entreprise de transport dispose d'une flotte de véhicules de différentes tailles, vous devrez peut-être choisir un logiciel de facturation capable de gérer des véhicules de différentes capacités de charge. Cela peut être nécessaire pour suivre avec précision les coûts associés à chaque véhicule et facturer en conséquence.

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Et si vous gériez votre flotte avec un logiciel dédié ?

Comment se passe la prise en main d'un logiciel de gestion de poids lourds ?

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• Tarification basée sur la capacité : Certaines entreprises de transport facturent leurs clients en fonction de la capacité de charge des véhicules. 

• Gestion des stocks : Si vous transportez des marchandises pour le compte de clients, la gestion des stocks peut être un aspect important de votre activité. Un logiciel de facturation doit être en mesure de suivre les niveaux de stock pour chaque client en fonction de la taille de la boîte et de générer des factures en conséquence.

• Le secteur dans lequel vous êtes spécialisé (express, BTP, Industrie…). La tarification sera basée sur le volume, le poids ou la quantité de cargaison, de la distance de livraison et surtout de la complexité de la manutention. Si vous êtes transporteur express, nul besoin de préciser que les clients sont nombreux et que les courses doivent être organisées rapidement et s’effectuer rapidement aussi, ce qui inclut des contrats et des facturations fréquentes. 

Autrement dit, le meilleur logiciel de facturation doit pouvoir s’adapter à VOS spécificités. Est-il assez pratique pour retrouver l’historique de paiement de vos nombreux clients ? Vous offre-t-il la liberté de bien éditer vos factures en fonction du volume ? Du poids ? De la quantité ? Vous donne-t-il la possibilité d’inclure des grilles tarifaires pour les clients auxquels vous avez affaire couramment ? 

Qui sont les acteurs sur le marché des logiciels de facturation ?

Liste des acteurs

Voici une liste non-exhaustive des logiciels de facturation les plus fréquemment utilisés dans le secteur du transport : 

• Pennylane

• Oracle

• Sage

• Quickbooks (qui a annoncé sa fermeture)

• Dashdoc

• Zoho Invoice

• FreshBooks

Quels sont les avantages et les inconvénients de ces logiciels de facturation ?

Tableau comparatif des avantages et inconvénients de chaque logiciel

Le choix du meilleur logiciel de facturation dans le transport routier dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Dashdoc offre une intégration complète pour les entreprises axées sur le transport !