Dashdoc, le TMS qui a révélé "tous ses avantages". L'histoire de Shift Spolka Z o.o

Pawel Popis, le PDG et membre de l'équipe de direction de Shift Spolka  Z o.o, entreprise polonaise, et a accepté de répondre à nos questions sur l'utilisation de Dashdoc au quotidien ! Shift Spolka  Z o.o. a été créée en 2019 et opère dans le secteur du transport routier. Ils gèrent une flotte composée de 7 camions, 15 remorques, et emploient 6 chauffeurs.

Pourquoi avez-vous décidé d'adopter Dashdoc ? Quels étaient vos objectifs ? 

Pawel Popis : Avant d'adopter Dashdoc, nous avions plusieurs objectifs clés :

• Embaucher plus de personnel pour soutenir nos opérations croissantes.

• Stabiliser et augmenter la rentabilité.

• Dématérialiser nos processus.

• Trouver un outil de gestion administrative compatible avec le traitement des déchets.

• Développer notre entreprise et ouvrir de nouveaux sites.

Ces objectifs ont-ils été atteints ou ont-ils changé depuis que vous utilisez Dashdoc ? 

P.P. : Malheureusement, en raison de la situation économique difficile en Europe, nous n'avons pas pu croître comme nous l'avions initialement prévu. Cependant, nous avons trouvé Dashdoc, qui s'est avéré extrêmement utile dans nos opérations.

Quels sont les plus grands avant/après que vous ayez constaté dans l’entreprise suite à l’installation de Dashdoc ? 

• La création des transports était gérée via Excel et WhatsApp

• La planification se faisait avec un calendrier physique 

• La facturation était gérée avec un logiciel nommé Saldo

• Nous n'avions pas de système de lettre de voiture électronique 

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• La communication interne avec les chauffeurs et les équipes de bureau se faisait par téléphone et WhatsApp

• La communication externe avec les prestataires de services et les affréteurs était également gérée par téléphone et WhatsApp. 

• Le suivi des clients se faisait par téléphone et par email. 

Dans l'ensemble, le temps de travail et les communications impliquaient de nombreux appels téléphoniques et courriels.

Après l'adoption de Dashdoc, tout cela a changé et est plus automatisé. 

• La création des transports est maintenant gérée dans Dashdoc avec la connexion Transporeon. 

• La planification se fait avec le planning dans Dashdoc 

• Les processus de facturation sont gérés avec Billit

• Les lettres de voiture sont désormais électroniques ! Nous avons délaissé le papier pour les avantages de l’eCMR avec Dashdoc, ce qui simplifie tout avec l’application conducteur.

• Les communications internes et externes, ainsi que le suivi des clients, sont tous gérés via Dashdoc.

Nous avons procédé à un traitement totalement différent de l'information. Toutes les informations sont désormais rationalisées et centralisées en un même endroit.

Quel est, selon vous, le point fort de Dashdoc ? 

P.P. : À mon avis, le point fort de Dashdoc, c’est son grand réseau de connexions ! En l'occurrence la connexion avec Transporeon et l'outil de suivi en direct nous servent énormément.

Votre équipe s'est-elle adaptée à ce nouvel outil ? 

P.P. : Oui, nous l'utilisons quotidiennement et nous nous sommes adaptés à ses fonctionnalités.

Pouvez-vous donner un exemple concret de changement ? Une situation, un chiffre, un retour client ? 

P.P. : Un changement significatif est la connexion avec Transporeon, qui nous permet de recevoir directement les ordres de transport. Nous pouvons ensuite envoyer ces ordres via Dashdoc à nos chauffeurs et, après déchargement, fournir immédiatement la preuve de livraison (POD). C'est un énorme avantage pour nous et un gain de temps sans précédent.

Si vous deviez décrire Dashdoc en un nombre, un mot ou une phrase, quel serait-il ?

P.P. : En une phrase : je ne pensais pas avoir besoin du TMS Dashdoc au départ, mais après avoir travaillé avec, c’est sûr que vous ne pouvez que constater tous ses avantages.

Vous rencontrez des problématiques similaires à celles de Shift Spolka  Z o.o et vous voudriez tester Dashdoc ?