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Plan de transporte, planificador de transporte, software de planificación de transporte… Con tantas opciones, pronto nos perderemos en el extenso vocabulario relacionado con la noción de "planificación de transporte". ¿De qué se trata concretamente? ¿Y cómo asegurarse de hacer el mejor uso de él para impulsar su actividad de transporte? Eso es lo que veremos juntos en este artículo de Dashdoc.
Un plan de transporte: ¿qué es? ¿Para qué sirve?
El plan de transporte, pilar de la organización
Un plan de transporte tiene una única consigna: la organización. A menudo es el pilar sobre el que se sustenta toda una empresa de transporte o cualquier actividad relacionada con el transporte. Afiliará a cada conductor a una misión específica y a su ruta del día.
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Atención a no confundir el plan de transporte con la planificación del transporte. Un plan de transporte depende antes que nada de su planificación de transporte, es decir, de la estrategia para que una mercancía sea entregada a su destinatario de la manera más eficiente posible. Esto implica la optimización del tiempo de las rutas, del precio del combustible, del material puesto a disposición (camión, etc.) y cada vez más del impacto de carbono asociado. Volveremos a esta distinción un poco más abajo.
El plan de transporte, puesto en contexto
Miremos las cosas de manera simple: un transportista no solo debe asegurarse de que su conductor o conductores transporten bien una mercancía de un punto a otro. También debe, y aquí es donde la operación se complica, optimizar la carga de trabajo de los conductores y verificar que el material se utilice de manera rentable.
En resumen, es necesario que se use la menor cantidad de combustible posible y que la ruta del conductor sea lo más fluida y corta posible… todo esto teniendo en cuenta todos los imprevistos de un día (confirmación tardía de la orden de transporte, carga/descarga que no ocurre según lo previsto, disputas, retrasos en las carreteras, etc.)
¡Aquí es donde el plan de transporte juega el papel principal! Esta agenda en línea de los conductores, si queremos llevar la metáfora al extremo, debe actualizarse constantemente. Es la brújula del operador para orientarse en su actividad.
Plan de transporte y planificación de transporte: ¿cuál es la diferencia?
La mayoría de las empresas o documentos en línea no parecen hacer una verdadera diferencia entre un plan de transporte y una planificación. Pero, como mencionamos anteriormente, no se trata de lo mismo aunque ambos elementos están intrínsecamente relacionados.
Establecer un plan de transporte significa tener en cuenta los siguientes parámetros:
anticipar las ocupaciones de los muelles y las plataformas de carga y descarga (reducción de embotellamientos en los almacenes y, por lo tanto, de la pérdida de tiempo);
reunir el máximo de pedidos que pueden ser transportados juntos para una relación costo/impacto CO2 positiva;
optimizar las rutas y la ocupación de los vehículos (terminar con los retornos de camiones vacíos);
reducir la huella de carbono por transporte y también de su sistema logístico;
ganar en rentabilidad;
conocer los costos de sus transportes y reducirlos;
seguir los flujos de abastecimiento y envío.
Esto permite luego desembocar en una planificación de transporte, que será lo más precisa posible, haciendo que los conductores sean lo más eficientes posible.
Las características determinantes de la planificación de transporte
No es sorprendente que la prioridad de la planificación de transporte sea ser:
Fácilmente comprensible y legible;
Accesible de inmediato.
La toma de decisiones será así mucho mejor.
¿Cómo se ve una planificación de transporte?
Una planificación de transporte o "transport planner" se parece a un calendario de Outlook donde todos los conductores están asociados a un tipo de vehículo, a sus misiones y a sus horarios. Todo está agrupado en el mismo lugar de manera legible.
¿Planificación de transporte en Excel, en papel o integrada en el TMS?
La planificación de conductores a menudo se realiza a mano por los operadores, quienes encuentran práctico construir las etapas y visualizar de inmediato lo que hay que hacer. Los códigos de colores y los parámetros considerados también se personalizan directamente con bolígrafos y otros marcadores disponibles. Pero, ante el más mínimo cambio, ¡hay que rehacer todo e informar al resto de los interlocutores sin omitir nada! Sin contar que una cantidad enorme de papel se consume cada día en esta tarea...
La planificación de transporte en Excel también es muy apreciada por los profesionales del transporte, ya que dominan bien la herramienta y están acostumbrados a ella. Sin embargo, es fácil perderse entre las pestañas y el libro de Excel requiere una gran rigurosidad para actualizar mucha información uno mismo. Si quieres detallamos este punto en el contenido Por qué tomar el TMS en lugar de Excel.
En cambio, una planificación de transporte conectada al resto de sus herramientas se actualiza instantáneamente y está diseñada para facilitarle la tarea con filtros y códigos de colores personalizados.
Finalmente, una planificación "a tiempo" que le permite visualizar exactamente cuánto tiempo le toma una tarea a un conductor y si le queda suficiente tiempo para realizar un trayecto adicional, es lo mejor que ofrece una planificación derivada del TMS Dashdoc, por ejemplo.
¿A quién le resulta útil?
Las personas que se benefician de la planificación de transporte
Una planificación de transporte es útil para todos los actores involucrados en el transporte:
El operador o transportista;
El conductor de camión;
El proveedor;
El cliente;
El agente logístico.
¿A qué necesidades responde la planificación de transporte?
¿Qué problemas quiere resolver la planificación de transporte?
Definir correctamente su planificación de transporte le permite, en términos generales:
Estar a tiempo y no exceder sus plazos con respecto a sus clientes;
Tomar perspectiva y tener una visión general sobre el transporte de sus mercancías;
Proporcionar información útil a sus proveedores, a sus clientes y a los equipos encargados de la gestión de muelles y la logística.
Las dificultades que enfrentan los transportistas
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Para organizar las rutas de sus conductores, la mayoría de los transportistas simplemente utilizan papel, Excel o Google Calendar.
Sin embargo, estas herramientas no son las más adecuadas, ya que los transportistas necesitan referirse a muchos más criterios y precisiones para tomar decisiones de manera rápida y, sobre todo, pertinente.
¿Las limitaciones de estas herramientas?
No aseguran una copia de seguridad o un historial de las operaciones realizadas;
No permiten necesariamente alternar fácilmente entre diferentes actividades;
No tienen filtros inteligentes para clasificar los recursos;
No permiten tener una vista global de los transportes.
Un software de planificación puede resolver problemas de recursos humanos y materiales y ofrecer algunas mejoras para el filtrado con códigos de colores. Pero no será de gran ayuda para hacer la diferencia desde la elaboración del plan de transporte, ya que muchos parámetros no se tienen en cuenta, como los costos del transporte y de los flujos de suministro, el cálculo de la huella de carbono y la optimización de las rutas, por ejemplo.
La planificación de transporte integrada al TMS de Dashdoc
¿Cómo puede la funcionalidad de planificación de transporte responder a las necesidades de los transportistas y cargadores?
Integrada en su solución TMS (Transport Management System) de Dashdoc, la planificación de transporte centraliza toda la información importante para el operador.
Con la ayuda de la tabla a continuación, podemos ver los principales problemas de los transportistas y cómo la funcionalidad de planificación del TMS Dashdoc los resuelve.
| Temas | Respuesta de Dashdoc TMS con planificación integrada |
|---|---|
Necesidad de responder a los clientes para entregar lo antes posible | Digitalización de los procesos, incluida la carta de porte, para automatizar todas las etapas y ahorrar tiempo. |
La documentación en papel ralentiza todos los procedimientos | Sin necesidad de rehacer la programación al menor cambio, con actualizaciones de la programación en tiempo real. |
Envíe la misión al conductor lo antes posible y asegúrese de que la recibe. | Envío con un solo clic de la asignación al conductor desde la agenda, con notificación directa de si se ha confirmado o no. |
Vea de un vistazo quién está disponible para llevar a cabo una misión, y el vehículo adecuado para el trabajo | Planificación digital muy visual con filtros, actualizada en tiempo real, para una toma de decisiones rápida |
Riesgo de lagunas de información entre operadores de transporte | Retroalimentación de datos en tiempo real, conexión entre las funciones de planificación, información sobre el emplazamiento, telemática y facturación: colaboración más fluida. |
Testimonio de nuestros clientes sobre la funcionalidad de planificación de transporte
Las ventajas citadas
Según los comentarios de los clientes de Dashdoc, las ventajas son múltiples para hacer funcionar su actividad de transporte:
Formalizar las misiones como desee: todo se vuelve muy visual, sin necesidad de perderse en la documentación;
Filtrar con los parámetros de Dashdoc disponibles y navegar de forma intuitiva: por segmento o por estado, por ejemplo, con colores asociados;
Ver en pocos segundos entre sus conductores quién tiene un espacio libre y puede hacerse cargo de un transporte;
Captar en un instante cuáles son los transportes en curso y cuáles son sus especificidades (tipo de mercancías, horarios de llegada y salida en los muelles, etc.), ganando en claridad y productividad;
Rellenar las especificidades de una orden de transporte directamente desde la planificación;
Enviar la orden de transporte con un solo clic al conductor;
Compartir la información de manera automática: la planificación se actualiza para todos los usuarios de la plataforma tan pronto como realiza una acción, evitando la comunicación intempestiva;
Evitar tener que rehacer todo a mano con cada cambio desde su hoja de cálculo de Excel o desde su formato en papel.
Opiniones de clientes sobre el TMS de Dashdoc y la función de planificación de transporte
Hoy en día, la mayor ventaja de Dashdoc es el ahorro de tiempo. No es necesario revisar varias veces el mismo transporte, desde la creación, la recepción del comprobante y la facturación al cliente.
Los puntos fuertes de Dashdoc: la facilidad de uso y la ergonomía. Rápidamente, Dashdoc se ha convertido en una herramienta imprescindible en nuestro conjunto de herramientas de operador moderno.
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El TMS Dashdoc: ir mucho más allá de la planificación
Dashdoc es la solución para los transportistas y cargadores ambiciosos que quieren encontrar la herramienta adecuada para hacer progresar toda su actividad de transporte. Por lo tanto, el TMS ofrece mucho más que una función de planificación para tener una mayor claridad.
Desde la planificación hasta la facturación, optimice todas las operaciones con la desmaterialización de documentos: no más papeles extraviados, no más cartas de porte tardías o notas de peso complicadas de llenar;
Refiérete a KPI claros: su TMS se convierte en su centro de control;
Reduce las llamadas y correos electrónicos intempestivos con sus clientes y colaboradores en un 30%! Ahorre tiempo y refuerce sus acciones gracias a la retroalimentación en tiempo real;
Comunica rápida y eficazmente invitando a sus colaboradores a una plataforma dedicada y personalizada;
Gana en rendimiento gracias a la conexión entre todas tus herramientas: Dashdoc se integra con los programas que utilizas diariamente.
Conectada, intuitiva y colaborativa, la solución Dashdoc, que integra entre otras cosas la planificación de transporte, le ayuda a visualizar en tiempo real el estado de sus transportes, la disponibilidad de sus conductores y a asignar misiones rápidamente para responder a las necesidades de sus clientes.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cómo elaborar un plan de transporte?
Un plan de transporte le ayuda a optimizar las rutas de sus vehículos con aspectos económicos, ambientales, comerciales y de calidad, para entregar la mercancía rápidamente y en buen estado.
Para elaborar un plan de transporte, es necesario prestar atención a la lista de mercancías a transportar, definir su fecha estimada de envío y llegada, elegir los conductores disponibles, el equipo asociado para realizar las misiones y optimizar su itinerario.
¿Qué es una planificación de transporte por carretera?
La planificación de transporte depende del plan de transporte. Es un calendario de los conductores de camiones, complementado con datos en tiempo real, que ayuda al transportista a organizar, gestionar y seguir todos los transportes en un mismo lugar.
¿Qué es un TMS de transporte por carretera?
Un TMS, abreviatura de Transport Management System, es una herramienta de gestión de transporte. Se trata de un software conectado a herramientas informáticas (ERP y otras herramientas de facturación) que tiene como objetivo aumentar el rendimiento de las empresas con actividad de transporte gracias a una mejor visión de las misiones, una creación facilitada de las órdenes de transporte, y una vista completa y en tiempo real de los flujos de mercancías.
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