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La facturation, processus intégré à notre solution TMS, pose quelques questions chez les entreprises. Comment facturer un transport de marchandises ? Comment fonctionne une entreprise de transport par rapport à une entreprise cliente ? Réponses dans cet article.
Comment facturer un transport de marchandises ?
La première étape pour facturer un transport de marchandises consiste à établir un contrat ou un accord avec le transporteur. Ce contrat devrait définir les modalités de paiement, les termes et conditions, ainsi que les détails spécifiques de chaque opération de transport.
Liste des éléments à prendre absolument en compte lors de la facturation d'un transport :
La date de l’opération
Les adresses de chargement et de livraison
Le détail des marchandises transportées (nature, nombre, quantité)
Les numéros de référence
Le tarif basé sur le poids, le volume, la distance
Les coûts supplémentaires comme le péage, le frais de stationnement, les taxes
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On retrouve nombre de ces précisions en pied de facture, dont une information essentielle lorsqu’on est chargeurs : l’indexation gasoil. Le coût réel du gasoil au moment de la transaction est en effet répercuté sur le chargeur.
La méthode de paiement (chèque, virement ou carte de crédit)
Le délai de paiement
La pénalité en cas de retard de paiement.
À quelle fréquence faut-il facturer ses opérations de transport ?
La fréquence de facturation : une variante selon le secteur ou la taille de l’entreprise
La fréquence de facturation peut varier en fonction de l'accord entre l'entreprise cliente (chargeur) et le transporteur.
Elle peut être :
mensuelle
hebdomadaire
quotidienne
Tout dépend du volume de transports réalisés.
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Exemple d’entreprises qui ont un rythme de facturation différent
Une facturation transport mensuelle
Danone, entreprise multinationale agroalimentaire, a par exemple un bon profil pour la facturation mensuelle des transports. L'entreprise possède une chaîne d'approvisionnement étendue pour assurer la distribution de ses produits à travers le monde. En tant que chargeur, Danone doit organiser et gérer le transport routier de ses produits depuis ses usines de production jusqu'aux différents points de vente et distributeurs.
La facturation mensuelle des opérations de transport est pratique pour Danone car elle simplifie le processus administratif et financier. En 2019, Danone a rapporté des ventes totales de plus de 25 milliards d'euros, ce qui se traduit par des dizaines de milliers de tonnes de produits à transporter chaque jour.
Danone est un grand groupe qui fait souvent appel aux mêmes transporteurs, les contrats sont donc établis sur une base mensuelle ou annuelle, ce qui facilite le suivi des coûts et la planification budgétaire pour l'entreprise.
La facturation mensuelle offre également une certaine prévisibilité et stabilité dans les coûts de transport.
Elle permet également une meilleure négociation et optimisation des tarifs de transport, puisque l'entreprise peut évaluer la performance du transporteur sur une période plus étendue et ajuster les termes du contrat en conséquence.
Une facturation transport quotidienne
La facturation quotidienne des opérations de transport est essentielle pour une entreprise telle qu’Amazon en raison de sa promesse de vente : délivrer au plus vite les produits commandés aux particuliers. Avec des millions de commandes passées chaque jour, l'entreprise doit être en mesure de suivre précisément chaque envoi, d'attribuer les coûts de manière appropriée et de s'assurer que les paiements sont traités rapidement pour maintenir le flux de sa chaîne logistique.
Bénéficier d'un bon produit de facturation au quotidien permet à l'entreprise de rester agile, de résoudre rapidement les problèmes qui pourraient survenir et d'ajuster ses stratégies logistiques en temps réel. La relation avec les nombreux transporteurs et partenaires logistiques est donc gérée au jour le jour.
Sur quel support une entreprise doit-elle facturer ses transports ?
Le besoin de facturer électroniquement
Le support de facturation papier, bien qu’il soit encore une réalité chez de nombreux transporteurs, est de moins en moins utilisé dans les entreprises chargeurs. Il peut d’ailleurs être chronophage de prendre en charge une documentation papier pour quelqu’un qui est habitué à la dématérialisation de l’autre côté.
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Dans le même ordre d'idée de la dématérialisation, de nombreux transporteurs sont passés aux avantages de l'eCMR.
Facturer les transports depuis un logiciel de facturation
De nombreux logiciels de facturation transport existent. Également, des TMS transport intègrent des fonctionnalités Facturation, comme c’est le cas de Dashdoc.
Ainsi, établir son proforma devient un jeu d’enfant pour les transporteurs et recevoir les documents essentiels et la facture pour les chargeurs est d’autant plus facile.
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Exemple filé avec un aperçu des étapes sur le TMS Dashdoc
Sur Dashdoc, il vous suffit de vous connecter à votre compte habituel et de sélectionner l'onglet "Transports" puis "Terminés".
Une fois que vous avez vérifié les prix, vous pouvez sélectionner ceux que vous voulez facturer et les marquer comme "Contrôlés".
Puis, allez dans "Mes factures". Vous pouvez dès lors cliquer dans votre puits de facture sur "Suivant" afin de créer une facture.
Votre brouillon apparaît. Vous pouvez changer le modèle : garder le template proposé par Dashdoc ou bien télécharger un modèle avec les informations qui vous importent.
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Gardez à l'esprit que vous pouvez ajouter des modifications et des éléments sur la facture brouillon au fil du mois, et cela, autant que vous le souhaitez. Mais, dès lors que vous cliquerez sur "finaliser", elle ne sera plus modifiable, car considérée comme un document légal reconnu et approuvé. Vous vous demandez certainement ce qui se passe s'il y a une erreur. Eh bien il faut générer un avoir total, qui reviendra à refaire entièrement la facture.
Il est bon à savoir également que vous pouvez partager en un clic cette facture à vos collaborateurs et que vous choisissez de l'inclure ou non dans les documents d'un transport commun.
Pour aller plus loin dans le transport
Comment fonctionne une entreprise de transport par rapport à une entreprise cliente ?
Une entreprise de transport et une entreprise cliente (chargeur) travaillent en étroite collaboration pour assurer un flux efficace de marchandises. L'entreprise de transport est responsable de l'exécution des opérations de transport, de la planification des itinéraires (mission aussi appelée planning transport), et du respect des délais. L'entreprise cliente fournit les marchandises à transporter, spécifie les exigences et les délais, et paie les frais de transport conformément au contrat.
Comment se calcule le prix d'un transport ?
Le prix d'un transport routier est généralement calculé en fonction de plusieurs facteurs, notamment :
La distance : plus la distance est longue, plus le coût du transport augmente.
Le poids ou le volume des marchandises : Les marchandises plus lourdes ou volumineuses nécessitent souvent des équipements spéciaux et entraînent des coûts plus élevés.
Les coûts accessoires : Les péages, les frais de stationnement, les taxes, et d'autres coûts accessoires sont ajoutés au tarif de base.
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La demande et l'offre : Les fluctuations du marché peuvent également influencer les tarifs, avec des prix plus élevés en périodes de forte demande.
Exemple de facture d'un transport
Voici un exemple de facture pour un transport de marchandises.
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Cette facture créée pour l'exemple, présente les détails de l'opération de transport, les tarifs, les coûts accessoires, l'indexation gasoil et les modalités de paiement avec l'IBAN (factice, évidemment). Elle doit être claire et précise pour faciliter le traitement et le paiement rapide.
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